記

1　規則第3条第2項第1号に規定する総務局長が別に定める場合とは、特に慎重な取扱いを要する情報を記載した文書等を、第20条第1項の電子起案方式による文書総合管理システム上の閲覧制限機能を利用すること又は文書総合管理システム等上の回付と並行して、起案文書の別紙として回付する方法を採ることにより、電子決定方式によることができる場合をいう。

2　規則第8条の2第2項に規定する文書管理事項については、以下のとおりとする。

(1)　文書総合管理システム等に記録すべき事項は、別表1のとおりとする。

(2)　特例管理帳票に記録すべき事項は、別表2のとおりとする。

3　規則第35条第1項に規定する「総務局長が別に定めるとき」は、外国の地方公共団体の機関等にあてた施行文書に、当該施行文書の発信者として記載された者が署名するときをいう。

4(1)　規則第36条第1項によりシステム等により送信する場合には、起案文書の回付・施行上の注意欄に「文書総合管理システム施行」、「電子メール施行」、「ファクシミリ施行」、「LGWAN施行」、「フォーム入力施行」等と施行方法を明記すること。

(2)　なお、本条の規定により、ファクシミリで送信する場合には、送信する文書に事務担当者の所属、氏名、電話番号及び送信枚数を必ず記載すること。ただし、出力される印刷物の欄外に送信枚数を印刷する場合は、送信枚数の記載を省略して差し支えない。

(3)　ファクシミリによる送信を終了した送信原稿は、相手方において受領されたことが確認されたときは、廃棄すること。

5　規則第36条第2項に規定する「総務局長が別に定めるもの」は、次のものをいう。

(1)　規則第35条により公印の押印をするもの

(2)　秘密の取扱いを要するもの

(3)　規則の適用されない機関に送信する場合で相手側の同意が得られないもの

6　規則第47条第5項の規定に基づき、別紙「共通事案の文書保存期間・移管基準表(参考)」を定め、局長に提供する。

7　規則第49条の2に規定する総務局長が定める事項は、別表3のとおりとする。

(注)　それぞれの文書の文書管理事項は、文書の種類に応じて、○が付されている事項とする。

(注)　常用指定(開始年月日／終了年月日)及び秘密文書指定(時限秘期限)は、当該事項が必要な場合に限るものとする。