この要領は、東京都文書管理規則(平成11年東京都規則第237号。以下「規則」という。)第44条第2項に規定する総務局長が適当と認めた公文書の指定及び総務局長が当該公文書を一括して保存する場合におけるその保存の委託(以下「保存委託」という。)に関し必要な事項について規定することを目的とする。

(平29　29総総文492・一部改正)

第2　用語の定義

この要領において、使用する用語の意義は、次に掲げるとおりとする。

1　局　東京都組織規程(昭和27年東京都規則第164号)第8条第1項に規定する本庁の局、室並びに住宅政策本部、中央卸売市場、労働委員会事務局及び収用委員会事務局をいう。

2　課　局の課(課に相当する室を含む。)のうち、第一本庁舎及び第二本庁舎にある課をいう。

3　起案文書　事案の決定のための案を記載した文書をいう。

4　供覧文書　規則第2条第16号に規定する供覧文書をいう。ただし、電子文書を除く。

5　資料文書　規則第2条第17号に規定する資料文書をいう。ただし、電磁的記録を除く。

6　ファイル責任者　規則第7条第1項に規定するファイル責任者をいう。

7　システム　規則第2条第18号に規定する文書総合管理システムをいう。

(平13　12総総文864・平13　13総総文171・平14　13総総文782・平15　14総総文787・平16　15総総文1400・平16　16総総文506・平16　16総総文1122・平17　17総総文429・平18　17総総文2191・平19　18総総文1566・平20　20総総文254・平22　21総総文1301・平31　30総総文1761・令3　2総総文1645・令4　3総総文1660・一部改正)

第3　一括保存対象文書

規則第44条第2項に規定する総務局長が適当と認める公文書は、起案文書、供覧文書、帳票及び資料文書(帳票にあっては、規則第48条第1項の規定に基づき保存期間が定められているものに限る。以下同じ。)で課の保存するもの(以下「起案文書等」という。)とする。ただし、規則第48条第1項の規定により定められた保存期間の種別が1年未満、1年及び30年(東京都公文書等の管理に関する条例(平成29年東京都条例第39号)第7条第2項の規定により、保存期間が満了したときの措置として公文書館への移管の措置をとるべきことが定められたものに限る。)の公文書を除く。

(平15　14総総文787・平29　29総総文492・令2　31総総文1957・一部改正)

第4　保存委託

規則第44条第2項の規定により総務局長が一括して起案文書等を保存する場合には、総務局長は倉庫業法(昭和31年法律第121号)第3条に規定する許可を受けた事業者に保存委託するものとする。

第5　保存委託事務の管理者

保存委託事務の管理は、総務局総務部文書課長(以下「文書課長」という。)が行う。

第6　保存委託方法等

1　保存委託の依頼

公文書を保存する課の長(以下「主務課長」という。)は、第3に規定する起案文書等について、規則第48条第1項の規定による保存期間の起算日の属する年度の末に文書課長に保存委託を依頼しなければならない。

2　保存期限の設定

主務課長は、第3に規定する起案文書等について、保存委託を依頼する際に規則第48条第1項の規定による保存期間に基づき、保存委託を終了する年度(以下「保存期限」という。)を設定するものとする。

3　保存委託方法

(1)　主務課長は、保存委託を依頼しようとする場合は、起案文書及び供覧文書、帳票並びに資料文書をそれぞれ区分し、かつ、保存期限別に保存箱へ収納しなければならない。この場合において、起案文書及び供覧文書を01、帳票を02、資料文書を03として、その区分を設定するものとする。

(2)　主務課長は、保存箱ごとに人事システム運営要綱(平成11年4月1日付10総人制第559号)第18条第1項の規程により定められた人事システムコード表の所属コード7桁と主務課長が保存箱ごとに定める4桁の箱番号からなる管理番号を設定し、箱番号ラベル(別記様式)に保存期限とともに記載し、当該保存箱に貼るものとする。

(3)　主務課長は、保存委託箱の所在を明確にするため、保存箱ごとに次に掲げる事項(以下「保存委託事項」という。)を記録するものとする。

ア　保存委託を決定する年度

イ　収納した公文書の内容を表すための保存箱の表題

ウ　2に規定する保存期限

エ　3の(1)に規定する起案文書及び供覧文書、帳票、資料文書の区分

オ　3の(2)に規定する管理番号

カ　収納文書を作成した年度

キ　規則第57条第1項の規定により秘密の取扱いの指定を行った公文書(以下「秘密文書」という。)の収納の有無

ク　備考

ケ　起案文書等の件名

(4)　主務課長は、文書課長に保存委託を依頼する場合にはシステムを利用し、3の(3)に規定する保存委託事項を付して、依頼するものとする。

4　保存委託の決定

文書課長は、主務課長から保存委託の依頼のあった起案文書等について内容を調査し、適当と認めた場合は当該起案文書等を保存委託することを決定する。

5　新規預け入れ

文書課長は4により保存委託することを決定した場合は、直ちに保存委託業者へ当該起案文書等を預け入れ、主務課長にその旨通知する。

6　保存委託事項の管理

保存委託事項の管理は、ファイル責任者が行うものとする。

(平14　13総総文782・平15　14総総文787・平16　15総総文1400・平22　21総総文1301・平29　29総総文492・一部改正)

第7　保存委託文書の利用

1　配送

主務課長は、保存委託している保存箱の配送を受けることができる。

2　緊急配送

主務課長は、緊急を要する場合に限り、文書課長の許可を得て緊急配送を受けることができる。

3　計画的利用

主務課長は、配送を受けるに当たっては、時間的な余裕を考慮し連絡する等、計画的な利用を行い、安易に緊急配送を受けてはならない。

4　返却

主務課長は、利用を終えた保存箱について、直ちに保存委託業者に返却しなければならない。

5　利用の手続

ファイル責任者は、配送、緊急配送及び返却に際しては、システムを利用して委託業者宛てに電子メールで依頼するものとする。

(平15　14総総文787・平22　21総総文1301・平29　29総総文492・一部改正)

第8　保存委託の終了

1　主務課長は、保存委託文書について、保存期限が到来したもの又は保存を続ける必要がなくなったものについては、直ちにシステムを利用して文書課長に保存委託を終了させることを依頼しなければならない。

2　文書課長は、上記1により依頼のあったものについて、直ちに保存委託を終了させるものとする。

(平15　14総総文787・一部改正)

第9　秘密文書の保存委託

主務課長は、秘密文書の保存委託を行う場合は、次の措置を行わなければならない。

1　秘密文書の保存委託を依頼することが適当であるかを確認し、保存委託を終了するまでの間その取扱いには細心の注意を払うこと。

2　第6の3の(1)による保存箱への起案文書等の収納に当たっては、秘密文書と秘密文書以外の公文書とを区分し、それぞれ別の保存箱に収納すること。

3　第8による保存委託の終了を依頼する場合は、予め保存箱を取り寄せ、規則第56条の規定により公文書の廃棄を行うこと。

(平15　14総総文787・追加、平16　15総総文1400・平29　29総総文492・一部改正)

第10　保存委託文書の調査

文書課長は、保存委託事務の管理に関し必要な調査を行うことができる。

(平15　14総総文787・旧第9繰下)

第11　保存委託の特例措置

総務局長は、別に定めるところにより、第2の2に掲げる課以外のこれに相当する組織の文書を保存委託することができる。

(平15　14総総文787・旧第10繰下)

第12　委任

この要領の施行に関し必要な事項は、総務局総務部長が別に定める。

(平15　14総総文787・旧第11繰下)

附則

附則(平成13年12総総文第864号)

附則(平成13年13総総文第171号)

附則(平成14年13総総文第782号)

附則(平成15年14総総文第787号)

附則(平成16年15総総文第1400号)

附則(平成16年16総総文第506号)

附則(平成17年16総総文第1122号)

附則(平成17年17総総文第429号)

附則(平成18年17総総文第2191号)

附則(平成19年18総総文第1566号)

附則(平成20年20総総文第254号)

附則(平成22年21総総文第1301号)

附則(平成29年29総総文第492号)

附則(平成31年30総総文第1761号)

附則(令和2年31総総文第1957号)

附則(令和3年2総総文第1645号)

附則(令和4年3総総文第1660号)

(平22　21総総文1301・全改)