(目的)

第1条　この規則は、東京都公文書等の管理に関する条例(平成29年東京都条例第39号。以下「条例」という。)第14条第1項の規定に基づき、東京都公安委員会(以下「公安委員会」という。)が保有する公文書の管理に関し、必要な事項を定め、その適正を図ることを目的とする。

(用語の定義)

第2条　この規則における用語の意義は、次のとおりとする。

(公文書の管理体制)

第3条　公文書の管理体制は、次のとおりとする。

(公文書の作成)

第4条　公安委員会の委員及び職員は、公安委員会における経緯を含めた意思決定に至る過程及び事務の実績について、合理的に跡付け、又は検証することができるよう、公文書を作成するものとする。ただし、軽易なものについては、この限りでない。

(公印)

第5条　部外に発行する公文書(文書に限る。)には、公印を押印するものとする。ただし、公安委員会が公印の押印が必要ないと認めたものについては、公印を省略することができる。

(公文書の分類)

第6条　文書分類基準表(別記様式第1号)は、公文書管理責任者が公安委員会の承認を得て毎年末までに作成する。

(公文書の整理)

第7条　公安委員会の委員及び職員は、保存期間が1年以上の公文書については、単独で管理することが適当なものを除き、文書ファイルごとにファイリング用具により整理し、業務の性質、内容等に応じて系統的に保存するものとする。

(公文書の保存期間)

第8条　公文書の保存期間は、原則として次のとおりとする。

(保存期間の起算日)

第9条　公文書の保存期間の起算日は、当該公文書の作成日又は取得日(以下「作成日等」という。)の翌年の4月1日(会計年度で処理される公文書は、作成日等の翌年度の4月1日)とする。ただし、保存期間が1年未満の公文書については、作成日等とする。

(保存期間の延長)

第10条　公安委員会が特に必要と認めるときは、期間を定めて公文書の保存期間を延長することができる。ただし、保存期間が1年未満の公文書については延長することができない。

(保存場所)

第11条　公文書は、専用の場所に保存するものとする。

(保存期間満了時の措置)

第12条　公安委員会は、保有する公文書について、保存期間(第10条の規定により延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下同じ。)の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときにとるべき措置を、別表に基づき定めなければならない。

(移管)

第13条　公文書管理責任者は、前条の規定により定めた措置が東京都公文書館(以下「公文書館」という。)への移管である公文書及び条例第11条第1項の規定により公文書館への移管の求めに応じることとされた公文書の保存期間が満了したときは、当該公文書を公文書館に移管するものとする。

(公文書の廃棄)

第14条　公文書は、保存期間が満了するまで廃棄してはならない。ただし、原議及び経過資料以外の公文書は、公文書管理責任者が保存の必要がないと認めた場合は、保存期間が満了する前に廃棄することができる。

(報告)

第15条　公文書管理者は、少なくとも年1回、公文書の管理状況を点検し、その結果を公文書管理責任者に報告するものとする。

(補則)

第16条　この規則に定めるもののほか、公安委員会が保有する公文書の管理については、警視総監が行う文書管理の例による。