今後、本規程の運用に際しては、下記事項に留意していただくようお願いします。

記

一　印刷物への広告掲載に関する事務処理の所管について

広告掲載希望者の募集、申込みの受付け、広告掲載の決定等一連の事務手続は、原則として当該広告を掲載しようとする印刷物を作成する課(以下「主管課」という。)が行うものですが、各局における事務処理状況の実態により、主管課以外の課において集中的に印刷物への広告掲載に関する事務処理を行うことは差し支えありません。

なお、主管課は、広告掲載の決定に当たって、各局庶務主管課長(総務局にあっては、総務局総務部文書課長)に協議するものとします。

二　広告を掲載できる印刷物について

本規程では、広告を掲載できる印刷物の種類について、特に制限を設けていません。ただし、広告を掲載することにより当該印刷物の趣旨を損なうおそれのある印刷物に広告を掲載することは適当ではありません。

三　広告掲載希望者の募集方法について

本規程では、広告掲載希望者の募集方法については特に定めを設けていません。したがって、広告掲載希望者を公募により募集する場合を含め、広告掲載希望者を決定する方法等一連の事務手続については、主管課において定めてください。

四　広告掲載の決定等に係る通知について

本規程では、広告掲載の決定等に係る通知の様式を定めていませんので、広告掲載希望者に対し、広告の掲載又は不掲載の決定を通知する際は、案件ごと適切に通知してください(別紙一及び二を参考にしてください。)。

特に、広告掲載の決定に係る通知をする場合においては、やむを得ず広告掲載を中止するときの条件、広告掲載料の返還時期その他の注意事項等トラブルを防止するために必要な条件を付してください。

五　広告掲載料の取扱いについて

広告掲載料の歳入科目は「雑入」とすることとし、請求に当たっては納入通知書により納入の通知をすることとなります。

なお、広告掲載料の設定等については、関係部署と十分な調整を行ってください。

六　広告代理店等について

本規程では、広告代理店等を広告掲載希望者とすることができることとしています(第三条第三項)。広告代理店等を広告掲載希望者とする場合においては、掲載する広告の内容が本規程の趣旨に適合することを担保し、及び広告代理店等とのトラブルを避けるため、覚書等を取り交わすものとします(別紙三を参考にしてください)。

なお、この場合において、版下原稿及び広告掲載料の請求を行う相手方は、実際の広告主ではなく広告代理店等になります。

七　各局、部等における状況に合わせた事務の取扱いについて

本規程は、東京都が作成する印刷物に民間企業等の広告を掲載するための一般的な取扱いについて定めるものです。したがって、広告を掲載しようとする印刷物の特性や各局、部等における事務処理状況等に照らし、必要な場合は別段の定めを設けることは差し支えありません。この場合は、文書課へ協議をお願いします。

八　広告取扱台帳への記載について

主管課において、広告掲載を決定したときは、別記様式による広告取扱台帳を作成し、当該広告取扱台帳に必要事項を記載してその状況について整理してください。

なお、別記様式による広告取扱台帳は、パーソナルコンピュータに入力し、記録する方式により作成することができるものとします。

九　広告掲載状況の報告について

総務局総務部文書課長は、印刷物における広告の掲載状況について適宜必要な事項を調査するものとします。

十　その他

実際の事務処理の流れについて、別紙四として二つのパターンを示したので参考にしてください。

(令3　2総総文1657・一部改正)

(令3　2総総文1657・一部改正)

(令3　2総総文1657・一部改正)