この規程の改正に伴い、高額図書類となる金額、指定図書類の範囲及び図書類の購入等の手続事務について、下記のとおり定めたので、貴所属職員に周知の上、取扱いに遺憾のないよう願いたい。

なお、東京都図書類取扱規程第3条第2項第1号の図書類の取扱いについて(昭和58年3月18日57総総文第357号総務局長通知)及び総務局長が別に定める指定図書類について(昭和58年3月18日57総総文第358号総務局長通知)は、平成元年3月31日をもって廃止する。

記

目次

第1　用語の意義(第2条関係)

第2　購入等の方針(第3条関係)

第3　定期購読図書類の購入の協議等(第4条関係)

第4　高額図書類の購入の協議等(第5条関係)

第5　一般図書類の購入の協議等(第6条関係)

第6　登録(第7条関係)

第7　会計書類への記録等(第8条関係)

第8　整理保管(第9条関係)

第9　紛失の届出(第10条関係)

第10　廃棄(第11条関係)

第11　指定図書類(第12条関係)

第12　図書類の購入等に係る手続の調査等(第13条関係)

第13　その他

第1　用語の意義(第2条関係)

1　この通知で使用する用語

この通知で使用する用語は、東京都図書類取扱規程(平成元年東京都訓令第6号。以下「規程」という。)で使用する用語の例による。

2　図書類の意義

図書類は、定期購読図書類、高額図書類及び一般図書類に区分する。

なお、この区分とは別に、規程第2条第13号の規定に基づき、この通知で指定する図書類を、指定図書類とする。

3　高額図書類

規程第2条第11号の規定に基づいて、総務局長が定める高額図書類は、次のとおりとする。

1部又は1組の予定価格が5万円以上で住宅地図類以外のもの

なお、5万円以上であれば、備品と消耗品との区別にかかわりなく、この高額図書類に該当する。

4　指定図書類の範囲

規程第2条第13号の規定に基づいて、総務局長が指定図書類として指定する図書類の範囲は、次のとおりとする。

(1)　指定図書類の範囲は、別表(指定図書類一覧表)に掲げる範囲とする。すなわち、別表に掲げる指定組織が、同表の購入目的で購入する図書類に限って、指定図書類としての扱いを受ける。

(2)　別表に掲げる範囲内にある図書類であれば、定期購読図書類、高額図書類又は一般図書類のいずれであっても、指定図書類となる。

(平5　4総総文514・平10　9総総文570・平15　14総総文735・一部改正)

第2　購入等の方針(第3条関係)

1　図書類の購入に当たっては、規程第3条の購入等の方針に十分留意して適切な図書類を選択し、購入後は適切に整理保管し、その十分な活用を図るものとする。

2　規程別表の図書類の購入基準の類別については、職務と密接度の高いものから配列することとしたので留意すること。

3　規程別表に定める基準その他図書類の種別に応じて定める基準を超える部数を購入しなければならない特別の理由がある場合は、その必要性を明確にするとともに、他の部署等との共有化を図ることができないか十分に検討すること。

(平14　14総総文488・一部改正)

第3　定期購読図書類の購入の協議等(第4条関係)

1　定期購読図書類の購入の協議(第4条第1項関係)

(1)　年度当初からの購入の協議

ア　定期購読図書類を、年度当初から購入しようとするときは、当該事案の決定又は審議をする課長は、局の庶務主管課長(局の庶務をつかさどる課長をいい、総務局にあっては、総務局総務部文書課長(以下「文書課長」という。)とする。以下同じ。)の通知する期限までに、局の庶務主管課長に協議しなければならない。

イ　局の庶務主管課長は、アの協議の方法について、次に掲げるところにより定め、前年度中に通知するものとする。

(ア)　年度当初から購入をしようとする定期購読図書類について、種類欄に新聞、雑誌等の別、期欄に日刊、月刊等の別、図書名、発行所、予定単価、　部数、予定価格等を記載した一覧表(第6の1の(1)のアにより作成された前年度の「定期購読図書類の年間登録一覧表」に加筆修正をしたもの等を含む。)を作成の上、協議させること。

(イ)　前年度において購入していない定期購読図書類を新たに購入する場合(いわゆる一般日刊紙について定める購入基準の範囲内で購入部数を変えずに種類のみを変更する場合を除く。)については、新規に購入する図書類ごとに購入の理由を明確にさせること。特に、第2の3に定める場合その他購入の必要性を判断する上で必要と認める場合は、詳細な理由書を提出させるなどにより購入が適当か判断できるようにすること。

(ウ)　(ア)及び(イ)に掲げるもののほか、協議に必要な書類の提出期限、提出部数、提出方法その他の協議に必要な事項は、局の庶務主管課長が定めること。

(2)　年度途中からの購入の協議

定期購読図書類を、年度の途中から購入しようとするときは、当該事案の決定又は審議をする課長は、購入の起案文書を東京都文書管理規則(平成11年東京都規則第237号)第2条第18号に規定する文書総合管理システム(以下「文書総合管理システム」という。)で回付する場合にあっては別記第1号様式による定期購読図書類登録台帳(以下「定期購読図書類登録台帳」という。)のデータに、購入番号、類別欄に日刊、月刊等の別、図書名、発行所、部数、予定単価、予定価格、購入目的及び利用方法等を記録の上、当該購入の起案文書に添付して、購入の起案文書を起案用紙で回付する場合にあっては定期購読図書類台帳に当該事項を記載して2部作成の上、当該購入の起案文書に添付して、局の庶務主管課長に協議しなければならない。

2　定期購読図書類の購入の協議における留意事項(第4条第1項関係)

局の庶務主管課長は、定期購読図書類の購入の協議を受ける際は、次に掲げる事項に留意して、購入が適当であるか判断するものとする。

(1)　購入目的が、事業の用若しくは職務の参考に供し、又は職員の教養に資するものであるか。

(2)　購入部数が適当か。

(3)　公費で購入すべきものか。

(4)　購入目的が明らかになっているか。

(5)　他の部署等との共有化が図れないか。

3　定期購読図書類登録台帳に係る経過措置

この通知の施行の際、改正前の東京都図書類取扱規程(昭和30年東京都訓令甲第1号。以下「旧規程」という。)別記第1号様式による図書類登録カードで、現に残存するものは、所要の修正を加えて、この通知の定期購読図書類登録台帳の用紙とみなして使用することができる。

(平6　5総総文546・平10　9総総文570・平14　14総総文488・平15　14総総文735・一部改正)

第4　高額図書類の購入の協議等(第5条関係)

1　高額図書類の購入の協議(第5条第1項関係)

高額図書類を購入しようとするときは、当該事案の決定又は審議をする課長は、購入の起案文書を文書総合管理システムで回付する場合にあっては別記第1号様式による高額図書類登録台帳(以下「高額図書類登録台帳」という。)のデータに、購入番号、規程別表の図書類の購入基準に定める類別、図書名、発行所、部数、予定単価、予定価格、購入目的及び利用方法等を記録の上、当該購入の起案文書に添付して、購入の起案文書を起案用紙で回付する場合にあっては高額図書類台帳に当該事項を記載して2部作成の上、当該購入の起案文書に添付して、文書課長に協議しなければならない。

2　高額図書類の購入の協議における留意事項(第5条第1項関係)

文書課長は、高額図書類の購入の協議を受ける際は、第3の2の(1)から(5)までに掲げる事項に留意して、購入が適当であるか判断するものとする。

3　高額図書類登録カードに係る経過措置

この通知の施行の際、旧規程別記第1号様式による図書類登録カードで、現に残存するものは、所要の修正を加えて、この通知の高額図書類登録台帳の用紙とみなして使用することができる。

(平6　5総総文546・平10　9総総文570・平14　14総総文488・平15　14総総文735・平16　15総総文1334・一部改正)

第5　一般図書類の購入の協議等(第6条関係)

1　局における一般図書類の購入の協議(第6条第1項関係)

局において一般図書類を購入しようとするときは、当該事案の決定又は審議をする課長は、購入の起案文書を文書総合管理システムで回付する場合にあっては別記第2号様式による一般図書類登録台帳(以下「一般図書類登録台帳」という。)のデータに、購入番号、図書名、発行所、部数、予定単価、予定価格、保管先等を記録の上、当該購入の起案文書に添付して、購入の起案文書を起案用紙で回付する場合にあっては一般図書類登録台帳に当該事項を記載して2部作成の上、当該購入の起案文書に添付して、局の庶務主管課長に協議しなければならない。

2　所における一般図書類の購入の協議(第6条第2項関係)

所において一般図書類を購入しようとするときは、1と同様の事務を行い、当該所の庶務主管課長に協議しなければならない。

3　一般図書類の購入の協議における留意事項(第6条第1項、第2項関係)

局又は所の庶務主管課長は、一般図書類の購入の協議を受ける際は、第3の2の(1)から(5)までに掲げる事項に留意して、購入が適当であるか判断するものとする。

4　一般図書類登録カードに係る経過措置

この通知の施行の際、東京都図書類取扱規程第3条第2項第1号の図書類の取扱いについて(昭和58年3月18日57総総文第357号総務局長通知)の別記第2号様式による図書類登録カードで、現に残存するものは、所要の修正を加えて、この通知の一般図書類登録台帳の用紙とみなして使用することができる。

(平6　5総総文546・平14　14総総文488・平15　14総総文735・一部改正)

第6　登録(第7条関係)

1　定期購読図書類の登録

(1)　年度当初の登録

ア　年度当初から購入するものとして上記第3の1(1)の協議があった定期購読図書類の登録は、年度ごとに局の庶務主管課長が作成する別記第2号様式の2による「定期購読図書類の年間登録一覧表」(以下「定期購読図書類の年間登録一覧表」という。)への登載をもって行う。

イ　局の庶務主管課長は、アにより「定期購読図書類の年間登録一覧表」を作成したときは、協議をした課長に、当該「定期購読図書類の年間登録一覧表」を添付の上、登録をした定期購読図書類について通知するものとする。

ウ　平成元年度当初の定期購読図書類の登録については、昭和63年度中に協議を終えた「平成元年度の新聞・雑誌類の年間購読について」を、この通知に基づく平成元年度当初の「定期購読図書類年間登録一覧表」とみなす。

(2)　年度途中の登録

局の庶務主管課長は、協議を受けた起案文書が文書総合管理システムで回付されたものであるときは、当該協議を受けた起案文書に、年度、定期購読図書類登録及び登録を行う局庶務主管課名を記録する。この場合においては、「　　年度／定期購読図書類登録／　　局　　部　　課」と申し送り事項欄に記録し、空欄の箇所に必要な事項を加えるものとする。

また、局の庶務主管課長は、協議を受けた起案文書が起案用紙で回付されたものであるときは、当該協議を受けた起案文書に、別記第3号様式により当該事項を記載する。

(3)　定期購読図書類の登録の有効期限

定期購読図書類については、購読目的、利用方法等を常に見直す必要があるため、その登録の有効期限を、当該年度の末までとする。したがって、既に定期購読している図書類であっても、毎年度局の庶務主管課長に協議し、登録しなければならない。

(4)　図書類登録台帳の保管

登録済みの定期購読図書類登録台帳は、局の庶務主管課及びその定期購読図書類を購入する課で各1部を保管する。

2　高額図書類の登録

(1)　登録番号等の記録等

ア　文書課長は、協議を受けた起案文書が文書総合管理システムで回付されたものであるときは、当該協議を受けた起案文書に、年度、図書類の購入基準の類別及び登録番号を記録する。この場合においては、「　　年度／購入基準第　　類／高額図書類登録第　　号／総務局総務部文書課」と申し送り事項欄に記録し、空欄の箇所に登録番号等を加えるものとする。

また、文書課長は、協議を受けた起案文書が起案用紙で回付されたものであるときは、当該協議を受けた起案文書に、別記第4号様式により当該事項を記載する。

イ　文書課長は、高額図書類登録台帳に、アと同じ登録番号等を記録し、又は記載する。

ウ　文書課長が記録し、又は記載する登録番号は、年度ごとの一連番号とする。

(2)　図書類登録台帳の保管

ア　登録済みの高額図書類登録台帳は、文書課及びその高額図書類を購入する課で各1部を保管する。

イ　旧規程に基づいて既に作成されていた図書類登録カードは、この通知に基づいて作成された高額図書類登録台帳とみなす。

3　一般図書類の登録

(1)　登録番号の記録等

ア　局及び所の庶務主管課長は、協議を受けた起案文書が文書総合管理システムで回付されたものであるときは、当該協議を受けた起案文書に年度、登録番号及び登録を行う局庶務主管課名又は所庶務主管課名を記録する。この場合においては、「　　年度／登録番号第　　号／　　局　　部(所)　　課」と申し送り事項欄に記録し、空欄の箇所に登録番号等を加えるものとする。

また、局及び庶務主管課長は、協議を受けた起案文書が起案用紙で回付されたものであるときは、当該協議を受けた起案文書に別記第5号様式により当該事項を記載する。

イ　局及び所の庶務主管課長は、一般図書類登録台帳に、アと同じ登録番号等を記録し、又は記載する。

ウ　局及び所の庶務主管課長が記録し、又は記載する登録番号は、年度ごとの一連番号とする。

(2)　図書類登録台帳の保管

登録済みの一般図書類登録台帳は、登録をした課及びその一般図書類を購入する課で各1部を保管する。

(平6　5総総文546・平10　9総総文570・平14　14総総文488・平15　14総総文735・一部改正)

第7　会計書類への記録等(第8条関係)

図書類の購入に係る支払等に関する会計書類には、規程第7条の規定に基づく登録済みであることを示さなければ、その経費を支出することができないので留意すること。

なお、年度当初の定期購読図書類の登録済みであることの記録又は記載については、図書類の購入等に係る契約、支払等に関する会計書類の作成に係る課長が、会計書類又は起案文書に、文書総合管理システムで回付するときにあっては「定期購読図書類登録」と記録し、起案用紙等で回付するときにあっては「定期購読図書類登録」と朱書し、又は「定期購読図書類の年間登録一覧表」を添付するものとする。

(平15　14総総文735・令2　2総総文1104・一部改正)

第8　整理保管(第9条関係)

1　定期購読図書類の整理保管

(1)　図書類の保管

文書主任又は文書取扱主任(以下「文書取扱主任等」という。)は、当該課で購入している定期購読図書類を整理保管する。

(2)　図書類登録台帳の整理

文書取扱主任等は、年度途中に登録した定期購読図書類登録台帳を取りまとめて保管するとともに、その内容を「定期購読図書類の年間登録一覧表」の該当箇所に転記しておくものとする。

2　高額図書類の整理保管

(1)　高額図書類の保管

文書取扱主任等は、当該課で購入した高額図書類を整理保管する。

(2)　図書類登録台帳の整理

ア　文書取扱主任等は、登録した高額図書類登録台帳を取りまとめて保管する。

なお、旧規程第6条第1項の規定に基づく図書台帳(以下「図書台帳」という。)は廃止され、この高額図書類登録台帳は、図書台帳の役割をも果たすものであるので、その取扱いに留意すること。

イ　この通知の施行の際、旧規程に基づいて既に作成されていた図書台帳は、この通知に基づいて作成された高額図書類登録台帳とみなす。

(3)　所属の表示

文書取扱主任等は、購入した高額図書類に、別記第6号様式により、局部課名又は所名、備品か消耗品かの別、購入年度を表示し、高額図書類登録台帳に記載した購入番号を付する。

3　一般図書類の整理保管

(1)　一般図書類の保管

文書取扱主任等は、当該課で購入した一般図書類を整理保管する。

(2)　図書類登録台帳の整理

文書取扱主任等は、登録した一般図書類登録台帳を取りまとめて保管する。

なお、この整理の方法により難い場合は、文書課長の承認を得て、別の方法により整理することができる。

(3)　所属の表示

文書取扱主任等は、購入した一般図書類に、別記第6号様式により、局部課名又は所名、購入年度を表示し、「消耗品」の欄に丸印を付け、一般図書類登録台帳に記載した購入番号を付する。

(平6　5総総文546・一部改正)

第9　紛失の届出(第10条関係)

図書類を紛失した場合又は盗難にあった場合は、当該図書類を管理する課長は、当該登録をした者に速やかに届け出なければならない。

第10　廃棄(第11条関係)

1　図書類を管理する課長は、図書類の必要性を随時見直し、不要となった図書類があれば、廃棄するものとする。

2　高額図書類を廃棄する決定をしたときは、図書類を管理している課長は、高額図書類登録台帳の備考欄に、廃棄年月日及び確認者名を記載する。

(平6　5総総文546・令2　2総総文1104・一部改正)

第11　指定図書類(第12条関係)

規程第12条の規定に基づいて、総務局長が定める指定図書類の購入等の手続については、次のとおりとする。

1　独自の手続と文書課長の承認

指定図書類に関しては、規程第4条から第6条までに定める協議並びに規程第7条に定める登録等を行う必要はない。指定図書類を購入する事案の決定又は審議をする課長は、文書課長の承認を得て、実態に合わせた独自の購入の協議、登録、整理保管、紛失の届出、廃棄等の手続を定めることができる。

なお、独自の手続を定めない場合には、一般図書類に準じて購入等の手続を行うものとする。

2　規程の適用

規程のうち、第4条から第11条までの規定以外で、図書類全般について定めている規定は、指定図書類に対しても適用されるので留意すること。

3　文書課長の承認に係る経過措置

総務局長が別に定める指定図書類について(昭和58年3月18日57総総文第358号総務局長通知)において指定図書類とされていた範囲の図書類の手続については、既に1の文書課長の承認を得たものとみなす。

4　指定番号の記録等

指定図書類の購入に係る起案文書又は契約、支払等に関する会計書類には、別表の指定図書類一覧表中のいずれの指定図書類を購入するかを明らかにするため、当該起案文書又は会計書類を文書総合管理システムで回付するときにあっては指定番号及び指定組織名を記録し、起案用紙等で回付する場合にあっては別記第7号様式により当該事項を記載するものとする。

5　適切な購入、活用等

指定図書類の購入に当たっても、指定図書類以外の図書類と同様に、適切な図書類を選択するよう努める必要がある。そのためには、図書類選定のための会議を開催する等により、購入の適正化を図ることが必要である。

また、購入した指定図書類を適切に整理保管し、その十分な活用を図るものとする。

(平14　14総総文488・平15　14総総文735・一部改正)

第12　図書類の購入等に係る手続の調査等(第13条関係)

1　図書類取扱状況の報告

局の庶務主管課長は、定期購読図書類、一般図書類及び指定図書類の購入状況について、当該局の購入分を取りまとめ、当該年度終了後1箇月以内に、別記第8号様式による図書類の購入状況報告により、文書課長に報告するものとする。

2　報告に係る経過措置

旧規程、東京都図書類取扱規程の一部改正について(昭和58年3月18日57総総文第353号副知事依命通達)、東京都図書類取扱規程第3条第2項第1号の図書類の取扱いについて及び総務局長が別に定める指定図書類についてに基づいて、昭和63年度予算により購入された特例図書類及び指定図書類については、規程及びこの通知に基づく一般図書類及び指定図書類とみなし、平成元年度は一般図書類についてのみ報告するものとする。

(平14　14総総文488・一部改正)

第13　その他

1　寄贈を受けた図書類について必要があると認めるときは、当該図書類を管理する課長は、規程及びこの通知に基づいて、整理保管及び廃棄を行うことができる。

2　備品である高額図書類を廃棄する場合において、規程及びこの通知に定めるもののほか、東京都物品管理規則(昭和39年東京都規則第90号)等に基づく手続を要するものについては、その定めに基づく所要の手続を行うものとする。

(平5　4総総文514・全改、平8　7総総文518・平9　8総総文449・平10　9総総文570・平10　10総総文143・平11　10総総文609・平12　11総総文748・平13　12総総文846・平13　13総総文170・平14　13総総文829・平15　14総総文735・平16　15総総文1334・平17　16総総文1888・平18　17総総文2441・平18　18総総文1225・平19　18総総文2011・平20　19総総文1838・平21　21総総文1568・平22　21総総文1297・平24　23総総文1687・令2　31総総文1974・令2　2総総文192・令4　3総総文1969・令5　4総総文1692・令6　5総総文1759・一部改正)

(平6　5総総文546・全改、平15　14総総文735・令2　31総総文1974・令2　2総総文1104・一部改正)

(平6　5総総文546・全改、平15　14総総文735・令2　31総総文1974・一部改正)

(平14　14総総文488・追加、令2　31総総文1974・一部改正)

(平14　14総総文488・令2　2総総文1104・一部改正)

(令2　2総総文1104・一部改正)

(令2　2総総文1104・一部改正)

(平14　14総総文488・全改、令2　31総総文1974・一部改正)