この改正の実施等について、昭和61年5月1日から下記のように処理することと定めたので、貴所属職員に周知し、取扱いに遺漏なきを期されたい。

なお、東京都印刷物取扱規程等の一部改正等について(昭和41年6月3日41総総文発第126号副知事依命通達)及び書簡類の規制について(昭和53年4月1日52総総文第212号副知事依命通達)は、廃止する。

この旨命によつて通達する。

記

第1　東京都印刷物取扱規程

1　作成配布の方針(第3条関係)

印刷物は、都民と都政とを結ぶ有力な媒体として、あるいは都庁内の意思疎通の手段として、有効に活用していかなければならない。この印刷物が果たすべき役割の重要性を考慮して、印刷物を作成し、配布するに当たつての基本的な考え方を明らかにした。すなわち、すべての印刷物は、その内容において妥当であり、かつ、必要最小限の経費をもつて最大の効果を発揮するように作成し、配布しなければならない。

したがつて、新しく作成しようとする印刷物は、その必要性について十分検討し、また、継続して作成している印刷物であつても、常にその印刷内容について厳しく見直しを行う必要がある。部数についても、特に都庁内においては、共同利用を考慮するなど真に必要な数量だけ作成し、配布するようにしなければならない。また、社会経済の動向や都民の要望など都政を取り巻く諸情勢の変化に対応して、より良く都政を都民に知らせ、都政に対する都民の理解と協力を深めていくために、積極的に印刷物の内容の改善と配布の適正化に努力しなければならない。

2　作成手続(第4条関係)

(1)　印刷物((4)に掲げる特に軽易な印刷物を除く。以下この項から5の項までにおいて同じ。)作成の主管課長(課長に準ずる職を含む。以下同じ。)は、作成しようとする印刷物の内容、規格、数量、配布先等について十分検討した上で、総務局総務部文書課長(以下「文書課長」という。)又は局若しくは所の庶務主管課長に協議しなければならない。この場合において、局の実情に応じ、文書課長又は局の庶務主管課長に協議する前に、部の庶務主管課長に協議するものとすることができる。

(2)　重要な印刷物とは、次のいずれかに該当するものをいう。

ア　広報誌、パンフレット、リーフレット、新聞広告、テレビスポットその他都民に周知する目的をもつて作成する印刷物で、1件(関係印刷物全部についていうものとする。以下同じ。)の予定価格(企画デザイン、レイアウト等の委託をする場合はその金額を含み、年間複数回発行するものは、その総額をいう。以下同じ。)が250万円以上のもの(他の主たる印刷物に添付される印刷物で、専ら当該主たる印刷物の説明の用に供する印刷物(申請書等に添付する手引書等)を除く。)

イ　基本計画書の類で、局等における主要事業、基本的方針等を示すもの

ウ　記念誌史の類で、1件の予定価格が250万円以上のもの又は都若しくは局全般にわたるもの

(3)　特に重要な印刷物とは、次のいずれかに該当するものをいう。

ア　(2)に掲げるもののうち、次のいずれかに該当するもの

(ア)　一般日刊紙(朝日新聞、毎日新聞、読売新聞、産経新聞、日本経済新聞又は東京新聞をいう。)に掲載する広告又はテレビスポット

(イ)　都の行財政全体に係る計画

(ウ)　都又は局全般にわたる記念誌史の類

イ　アに掲げるもののほか、文書課長が当該印刷物の必要性や内容について特に調査及び審議を要すると認めるもの

(4)　特に軽易な印刷物とは、次のいずれかに該当するものをいう。

ア　写真

イ　法令、規程等に基づく諸様式印刷物(当該諸様式のみを印刷する場合に限る。)

ウ　帳簿

エ　感謝状、賞状等(用紙部分のみを印刷する場合に限る。)

オ　封筒類(ロゴマーク、名入れ等のみを印刷する場合に限る。)

カ　各種の内部的な会議に直接必要な印刷物

キ　工事施行に直接必要な印刷物

ク　地図類

(5)　印刷物作成の主管課長は、作成しようとする印刷物が(2)に掲げる重要な印刷物に該当しない場合においても、その内容にかんがみ慎重な取扱いを要するなど特に必要があるときは、文書課長に協議することができる。また、(4)に掲げる特に軽易な印刷物については、局の実情に応じ、局若しくは所の庶務主管課長に協議することができる。

(6)　印刷物作成の主管課長は、必要に応じて、文書課長又は局若しくは所の庶務主管課長に対し、事前の情報提供等を行わなければならない。

(7)　外部団体等に対して調査委託を行つた事項について、その調査結果を委託先の団体等が直接印刷する場合も、印刷物が東京都(以下「都」という。)の機関の名称において発行される限り、東京都印刷物取扱規程(以下「規程」という。)が適用されるので、第4条に定める手続に従つて作成しなければならない。

3　登録(第5条関係)

(1)　文書課長又は局若しくは所の庶務主管課長は、協議を受けたすべての印刷物を、印刷物登録カード又は印刷物登録台帳に登録する。

(2)　協議を受けた起案文書が東京都文書管理規則(平成11年東京都規則第237号)第2条第18号に規定する文書総合管理システム(以下「文書総合管理システム」という。)で回付されたものであるときは、当該起案文書に第5条第2項又は第3項に掲げる登録に係る事項を文書総合管理システムにより記録しなければならない。

また、協議を受けた起案文書が起案用紙で回付されたものであるときは、当該起案文書に第5条第2項又は第3項に掲げる登録に係る事項を別記第4号様式又は第5号様式により記載しなければならない。

(3)　契約、支払等に関する起案文書を、文書総合管理システム又は起案用紙で作成する場合には、既に登録された印刷番号又は登録番号を記録し、又は記載しなければならない。ただし、当該印刷番号又は登録番号を記録し、又は記載した決定済みの起案文書を添付した場合は、この限りでない。

(4)　奥付は、著作権の所在を明らかにし、その作成局部課を示すことにより、責任の所在を明らかにする等の重要な役割を果たすものである。したがつて、印刷物には名称、発行年月日、編集・発行局部課名等を明記した奥付を付し、その中に東京都印刷物規格表(以下「規格表」という。)による類別及び年度ごとに一連の印刷番号又は登録番号を明記する。

(5)　ポスター、ビラ、チラシ、リーフレット等で、紙面に余白がないもの及びレイアウト等の編集上の制約があるもの並びに事務用紙類、通知類及び写真類等については、規格表の類別並びに印刷番号及び登録番号の記載を省略することができる。

4　整理保管(第6条関係)

(1)　作成した印刷物の文書課長への送付は1部とする。ただし、映画フィルム、ビデオテープ、スライド及び写真等で、作成部数が極端に少ないもの又は事務用紙類で、文書課長が送付する必要性が少ないと認めるものについては、この限りでない。

(2)　文書課長は、送付を受けた印刷物を東京都公文書館に送付する。東京都公文書館長は、送付を受けた印刷物を整理保管し、公開することが適当であると認める印刷物は、都民の閲覧の用に供する。

5　配布(第7条関係)

(1)　都政資料として広く都民に公開し、併せて都の職員の利用に供するため、主要刊行物を作成したときは、その都度総務局総務部情報公開課へ3部、東京都立中央図書館へ2部、東京都議会図書館へ1部、総務局人事部人事課へ1部及び東京都立大学図書館本館へ1部送付する。

なお、公開を適当としないもの又は映画フィルム、ビデオテープ、スライド等で作成部数の極端に少ないものについては、上記の機関に送付しないこと又は部数を減らして送付することができる。

(2)　国立国会図書館については、国立国会図書館法(昭和23年法律第5号)第24条の2第1項及び国立国会図書館法による出版物の納入に関する規程(昭和24年国立国会図書館規程第3号)第2条の規定により、印刷物(機密扱いのもの及び書式、ひな形その他簡易なものを除く。以下(2)において同じ。)を作成したときは、作成の都度5部を送付しなければならない。

なお、印刷物の作成部数が、50部以下のときは、当該作成部数の1割に相当する部数(1部未満の端数が生じるときにあっては、切り上げるものとする。)を送付する。

6　規格(第8条関係)

(1)　規格表は、類別を6種類とし、ページものの印刷物を1類から3類までに分類している。ページものの印刷物のうち、主として対外的広報用として作成されたものを1類とし、主として部内事務用として作成されたもののうち、都政資料として保管利用すべきものを2類に、その他のものを3類としている。

(2)　印刷物の規格は、原則として規格表に掲げる基準による。

なお、規格表付記9は、その作成目的等に照らして、規格表により難いものは、活字その他の規格を適当に定めることができるようにすることで、多様な読み手に配慮すべきこと等を定めたものである。

(3)　印刷物の用紙については、規程の別表に定めているところであるが、次のことに十分留意しなければならない。

ア　印刷物の用紙は、次のものを除き、古紙を再生利用した紙(以下「再生紙」という。)を使用するものとする。

(ア)　印刷物の性格上特に考慮する必要のあるもの

(イ)　その他再生紙を使用しないことについてやむを得ない事情があると認められるもの

イ　アにより再生紙を使用する印刷物を例示すると、次のとおりである。

(ア)　広報誌・パンフレット

(イ)　事業概要

(ウ)　事業計画書

(エ)　事業報告書

(オ)　年報・月報

(カ)　調査研究報告書

(キ)　名簿類

(ク)　通達・通知類

(ケ)　解説書・手引

(コ)　要覧・便覧

(サ)　会議録・議事録

(シ)　各種資料

(ス)　その他これらに類するもの

ウ　再生紙を使用する印刷物については、その印刷物に再生紙使用の文字等を表示するものとする。

(4)　ページものの印刷物には、保管利用の便宜上、可能な限り背文字を印刷する。

(5)　すべての印刷物に、可能な限り都のシンボルマークを表示する。

(平10　9総総文568・平13　12総総文833・平15　14総総文731・平16　15総総文1572・平19　18総総文2011・平21　21総総文1567・平22　22総総文603・平26　25総総文1814・平28　27総総文1622・令2　31総総文1949・令4　3総総文1695・一部改正)

第2　都の公の施設の管理受託者が作成する印刷物

都の公の施設の管理を委託している場合において、管理受託者が受託業務の中で作成する印刷物については、都の公の施設に関する印刷物であること、都の作成した印刷物であるととらえられる可能性があること及び委託費用を都が支出していること等の事情を考慮して、第3条に規定する作成配布の方針の趣旨に沿つて作成されるよう管理受託者に対する指導には十分留意しなければならない。

(平10　9総総文568・一部改正、平10　10総総文142・旧第3繰上)

第3　その他

各局の長は、その局で作成する印刷物を統括的に把握し、それらの印刷物相互の間において、内容及び配布対象が重複競合することのないよう調整し、印刷物の作成及び配布が一層効果的かつ効率的なものとなるよう努めなければならない。

(平10　9総総文568・一部改正、平10　10総総文142・旧第4繰上)