2　前項の規定にかかわらず、主務課長(課長代理が決定する事案においては、当該課長代理)が次のいずれかに該当すると認めるときは、第二十三条第二項の書面起案方式による起案文書に当該事案の決定権者が署名し、又は押印する方式(以下「書面決定方式」という。)により事案の決定を行うことができる。

3　前二項の規定にかかわらず、緊急の取扱いを要する事案又は極めて軽易な事案については、起案文書によらないで事案の決定をすることができる。ただし、緊急の取扱いを要する事案の決定については、当該決定後にこの規程に規定する決定の手続を行わなければならない。

2　文書主任及び文書取扱主任は、事務局長が任免する。

2　課長は、必要があると認めるときは、ファイル責任者の補助者を置くことができる。

2　前条第一項の規定によりファイル責任者を置かない場合におけるファイル責任者の職務は、文書取扱主任(第五条第一項ただし書の規定により文書取扱主任を置かない課にあっては、当該課の庶務主管課長等)が行う。

2　主務課長は、別に定めのある場合を除き、公文書のうち第五十二条第一項の規定により主務課長が定めた保存期間が一年以上であるものについては、その件名、第十二条第一項の文書記号、同条第四項の文書番号、第四十一条第一項の分類記号、第五十二条第一項の保存期間その他の事務局長が定める公文書の管理上必要な事項(以下「文書管理事項」という。)を文書総合管理システムに記録するものとする。

2　前項各号に掲げる帳票の使用の方法は、次の各号にそれぞれ定めるとおりとする。

2　総務課長は、前項の規定により特例管理帳票の使用を承認したときは当該特例管理帳票を登録し、登録番号を付するものとする。

3　主務課長は、特例管理帳票を使用する場合において、記載すべき事項を電子計算機に入力し、記録する方式により当該帳票を調製することができる。

4　特例管理帳票は、主務課において保存し、管理するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、主務課長は、特例管理帳票に文書管理事項を記録する公文書について、総務課長の承認を得て、前項の規定により定める当該主務課の文書記号に当該特例管理帳票に係る事案を表示する原則として一の文字を加えた記号をもって、その文書記号を定めるものとする。

3　前二項の規定にかかわらず、主務課長は、文書総合管理システムに文書管理事項を記録する公文書について、一括して管理する等の特別な事情があると認める場合には、総務課長の承認を得て、別の文書記号を使用することができる。

4　主務課長は、第一項各号に掲げる公文書については、毎年四月一日以降第一号から一連番号による文書の番号(以下「文書番号」という。)を付し始め、翌年三月三十一日に止めるものとする。

5　前項の規定は、特例管理帳票に文書管理事項を記録する公文書について準用する。

6　前二項の規定にかかわらず、訴訟、工事、契約等に係る公文書でそれらの事案の発端となった公文書と一件態として管理する必要があるものを作成し、又は取得した場合において、特に枝番号を付することにより管理する必要があるときは、主務課長は、当該公文書について、その事案の発端となった公文書の文書番号の枝番号を用いることができる。

7　公文書(帳票を除く。)のうち、第一項各号に掲げるもの又は特例管理帳票に文書管理事項を記録するものについては、当該公文書に係る事案を担当する者(以下「事務担当者」という。)は、当該公文書に文書記号及び文書番号を記録するものとする。

8　第一項の規定にかかわらず、地方公務員等共済組合法(昭和三十七年法律第百五十二号)第百十八条第一項の規定に基づき設置された東京都職員共済組合審査会の会務の執行に係る公文書については、当該公文書を取得し、又は作成した日の属する会計年度の数字と「共審」の二の文字とを合わせた記号を付するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、主務課長は、特別の事情があると認めるときは、光ディスク等の媒体により電磁的記録を受領することができる。

2　主務課長は、前項の規定により記録した電子文書(前条第二項に係るものを除く。)が他の課の所掌に係るものであるときは、速やかに文書総合管理システムにより当該電子文書を所掌する課へ転送するものとする。

3　第一項の場合において、情報処理システムに到達した電磁的記録が一定の様式の画面から入力する方法により到達したものであるときは、複数の記録をまとめて一件として文書総合管理システムに記録することができる。

2　到達した電子文書の事務担当者は、次に定めるところにより収受の処理を行うものとする。

2　総務課長は、前項の規定により受領した文書のうち理事長若しくは組合又は事務局長若しくは事務局宛ての文書(親展文書(秘密文書(第六十条に規定する秘密文書)を含む。以下同じ。)その他開封を不適当と認める文書を除く。)を開封するものとする。

3　総務課長は、第一項の規定により受領した文書を次に定めるところにより処理するものとする。ただし、重要又は異例な文書で緊急の取扱いを必要とすると認めるものは、その配布前に事務局長の閲覧を受けるものとする。

4　二以上の部に関連する文書は、総務課長がその正本を最も関係の深い部の庶務主管課長に配布し、その写しをその他の部の庶務主管課長に配布するとともに、その旨をそれぞれの文書の余白に記載するものとする。

2　主務課長は、主務課に到達した文書を次に定めるところにより処理するものとする。

2　前項の規定により収受の処理を行うことが困難な特別の事情があるときは、当該電磁的記録の内容を速やかに出力し、紙に記録するものとする。この場合において、記録がなされた紙は、到達した文書とみなし、第十四条から前条までの規定により、収受の処理を行うものとする。

2　前項の規定にかかわらず、主務課長(課長代理が決定する事案においては、当該課長代理)が第三条第二項各号のいずれかに該当すると認めるときは、起案用紙(別記第五号様式)に事案の内容その他所要事項を記載し、その起案者欄に署名し、又は押印すること(以下「書面起案方式」という。)により起案を行うことができる。

3　前二項の規定にかかわらず、第十六条から第十八条まで及び第十九条第二項の規定により処理した文書に基づいて起案をする場合で、事案の内容が軽易であるときは、当該文書の余白を利用して起案を行うことができる。

2　起案文書には、必要に応じて、起案の理由及び事案の経過等を明らかにする資料(次項において「経過資料」という。)を添えるものとする。

3　前項の規定にかかわらず、重要な事案については、その経過資料を作成しなければならない。

4　電子起案方式による起案文書には、事案の性質により、「至急」、「公報登載」、「公印省略」等の注意事項及び「秘密」、「時限秘」等の取扱方法を文書総合管理システムに記録するものとする。

5　書面起案方式による起案文書には、事案の性質により、「至急」、「公報登載」、「公印省略」等の注意事項を起案用紙の回付・施行上の注意欄に、「秘密」、「時限秘」等の取扱方法を起案用紙の文書の取扱い欄に表示するものとする。

2　特例起案帳票は、次の各号に掲げる場合について、それぞれ当該各号に掲げる手続により定めるものとする。

3　総務課長又は庶務主管課長は、前項の規定により特例起案帳票の使用を承認したときは、当該特例起案帳票を登録し、登録番号を付するものとする。

2　前項の公文書以外の公文書の発信者は、その事案の軽重により事務局長名、部長(担当部長を含む。)名又は課長(これに相当する者を含む。)名を、法令等に定めがあるとき、又は特に必要のあるときは組合名、事務局名、部名、課名又は所名を用いることができる。

3　前項に規定する場合において、対内文書の発信者は、職名のみを用い、その氏名を省略することができる。

2　特例管理帳票に文書管理事項を記録した収受文書に基づいて起案をする場合には、当該収受文書の文書記号及び文書番号を起案文書に付する文書記号及び文書番号として用いることができる。

2　起案文書の回付に当たっては、審議は協議に先立って行い、審査は審査を行う者の上司(課長代理が決定する事案にあっては、当該事案の決定権者)が決定又は決定関与を行う前に行うものとする。ただし、理事長が決定する事案における事務局長の審議は理事長の決定の直前に行うものとする。

3　起案文書は、必要な決定関与その他の事案決定に対する関与の機会が失われないよう、必要な時間的余裕をもって回付するものとする。

4　第一項の規定にかかわらず、電子関与方式又は書面関与方式によることが適当でないときは、当該事案の決定関与者を招集して開催する会議の場において当該事案に係る決定案を示して発言を求める方式(以下「会議方式」という。)により決定関与を行うことができる。

5　会議方式により決定関与を行った上で事案の決定を行うときは、決定関与者の発言の全部又は一部を記載した文書又は電磁的記録を作成し、当該事案に係る起案文書に添付するものとする。

2　前項の規定により、次の表の上欄に掲げる者の審査の対象とされた事案に係る起案文書について至急に審査を行う必要がある場合において当該事案について審査を行う者が不在であるときは、同表下欄に掲げる者が審査を行うものとする。

3　総務課長は、東京都公報に登載すべき事項に係る定例的な事案に係る起案文書の審査を、総務課長があらかじめ指定する課長代理に行わせることができる。

4　第一項及び前項の規定により審査を行う者は、自己の審査の対象とされた事案に係る起案文書の審査について自己の指揮監督する職員のうちから指定した者に審査の補助を行わせることができる。

5　第一項の規定にかかわらず、課長代理が決定する事案において、文書主任又は文書取扱主任である課長代理自らが決定権者である場合は、当該事案の審査については、課長が文書事務をつかさどる係員のうちからあらかじめ指定する者が行うものとする。

2　前項の規定にかかわらず、電子回付方式による協議については、協議を行う者に一斉に回付する方法で行うことができる。

3　書面起案方式による起案文書の回付は、流れ方式による。

4　前項の規定にかかわらず、特に緊急の取扱いを必要とし、又は秘密の取扱いを必要とする起案文書(書面起案方式によるものに限る。以下この項において同じ。)その他重要な起案文書は、その内容を説明することができる職員が持ち回りをすることができる。

5　第一項の規定にかかわらず、起案者は、電子回付方式により起案文書の回付を行っている場合において、主務課長が電子決定方式による決定又は電子関与方式による決定関与を書面決定方式による決定又は書面関与方式による決定関与に変更することが必要であると認めるときは、当該時点以降の起案文書について電子起案方式によるものから書面起案方式によるものに変更することができる。この場合において、電子起案方式による起案文書に係る事案の内容を文書総合管理システムを利用して紙に記録した文書は、当該事案に係る書面起案方式による起案文書とみなす。

2　起案者は、回付中の起案文書を廃したときは、その旨を文書総合管理システム又は特例管理帳票に記録しておくものとする。

2　供覧文書の事務担当者は、当該供覧文書を回付する場合には、文書総合管理システム又は特例管理帳票に文書管理事項を記録するものとする。

3　特例管理帳票に文書管理事項を記録した収受文書を供覧する場合には、当該収受文書の文書記号及び文書番号を供覧文書に付する文書記号及び文書番号として用いることができる。

4　起案文書であって事案の決定後に周知を図る必要があるものについては、文書総合管理システム又は起案用紙の決定後供覧欄を用いて回付することができる。

5　第三十条の規定は、第一項及び前項の場合について準用する。

6　供覧文書の事務担当者は、当該供覧文書の回付が終了した場合は、文書総合管理システムに文書管理事項のうち回付の終了に係る事項を記録するものとする。

2　主務課長は、必要に応じて、資料文書(電子文書を除く。)、図画、写真及びフィルムについて、その余白等に第四十一条第一項の規定により定めた分類記号、作成し、又は取得した年月日及び第五十二条第一項の規定により定めた保存期間を記録するものとする。

2　書面決定方式により決定された事案を施行する場合(情報処理システムにより送信する場合を含む。)においては、当該施行文書を浄書(送信原稿の作成を含む。)し、当該施行文書と当該事案に係る起案文書とを照合(送信原稿と起案文書との確認を含む。)するものとする。この場合において、照合した者は、当該起案文書の浄書照合欄に署名し、又は押印するものとする。

2　施行文書(電磁的記録に限る。)には、法令等の定めるところにより、必要に応じて、電子署名(電子署名及び認証業務に関する法律(平成十二年法律第百二号)第二条第一項に規定する電子署名をいう。)を付与するものとする。

3　前二項の規定にかかわらず、施行文書が次のいずれかに該当する場合(法令等の定めにより公印の押印又は電子署名の付与を要する場合を除く。)は、「(公印省略)」の記載をして、公印の押印又は電子署名の付与を省略することができる。

2　前項の規定にかかわらず、施行文書のうち事務局長が別に定めるものの発送については、文書総合管理システム及び情報処理システムによる送信の方法により行ってはならない。

3　施行文書のうち第六十条第一項の秘密の取扱いを必要とするものを発送する場合には、封筒に入れて密封し、その旨を表示して発送するものとする。

4　第一項の規定により施行文書を発送した者は、電子決定方式によるものにあってはその旨を文書総合管理システムに記録し、書面決定方式のものにあっては当該施行文書に係る起案文書の発送欄に署名し、又は押印するものとする。

2　前項の分類の基準は、原則として、大項目、小項目及び細項目から成る階層構造によるものとする。

3　分類記号は、前項の細項目ごとに定めるものとする。

2　前項の規定にかかわらず、相互に極めて密接な関係がある二以上の公文書は、一群の公文書として整理することができる。この場合において、分類記号を異にするものについては主たる公文書の分類記号により整理するものとする。

3　ファイル責任者は、前項の規定により公文書を整理するときは、主たる公文書の分類記号により整理した旨を文書総合管理システム又は特例管理帳票に記録するものとする。

4　第二項の規定により公文書を整理する場合で、文書主任又は文書取扱主任が特に必要があると認めるときは、一群の公文書として編集、製本等をして保存することができる。

2　公文書の事務室内における保存については、書棚等の適切な用具に収納して行うものとする。

3　主務課長は、前項の規定により保存をするときは、あらかじめ、その用具の置き場所を定めておくものとする。

4　主務課長は、その所属する課の職員の数、公文書の発生量、事務室内の状況等により必要があると認めるときは、他の課長と協議して、当該他の課と共同の用具に公文書を保存することができる。

2　ファイル責任者は、前項の規定による指定があった公文書(以下「常用文書」という。)が電子文書である場合は、文書総合管理システムに文書管理事項を記録するものとする。

3　ファイル責任者は、常用文書が電子文書以外のものである場合は、当該常用文書に常用文書である旨の表示をするとともに、文書総合管理システム又は特例管理帳票に文書管理事項を記録するものとする。ただし、当該常用文書の形態等により、常用文書である旨の表示が困難なものについては、別に事務局長が定めるところによる。

2　事務担当者は、使用を終了した公文書(電子文書を除く。以下この条から第四十八条までにおいて同じ。)をファイル責任者に引き継ぎ、自己の手元に置かないものとする。

3　ファイル責任者は、前項の規定による引継ぎを受けた公文書(第五十二条第一項の規定により定めた保存期間が一年未満であるものを除く。)に係る文書管理事項を文書総合管理システム又は特例管理帳票に記録し、第四十四条第二項に規定する書棚等の適切な用具に収納して保存するものとする。

4　前項の規定による保存は、公文書を職務上作成し、又は取得した会計年度別に区分して行うものとする。

2　常用文書(電子文書を除く。以下この項において同じ。)については、当該文書が常用文書である期間が終了するまで、保存している時点の会計年度の公文書と併せて保存するものとする。

3　会計年度の末に作成した起案文書(電子文書を除く。)で翌会計年度の会計事務に係るものは、当該起案文書を作成した翌会計年度に限り、第一項に規定する移換えを行わないものとする。

2　前項の規定にかかわらず、総務課長が適当と認めた公文書は、総務課長が一括して保存することができる。

3　第一項の場合において、第四十三条第四項の規定により編集、製本等をして保存している一群の公文書の中にその分類記号又は第五十二条第一項の保存期間が異なる公文書があるときは、当該一群の公文書の中で最も長期にわたって保存する公文書の分類記号及び第五十二条第一項の保存期間により保存するものとする。

2　特例管理帳票は、主務課において保存し、整理しておくものとする。

2　前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある公文書については法令等に定める期間により、時効が完成する間証拠として保存する必要がある公文書については当該時効の期間を考慮して、その保存期間の種別を定めるものとする。

3　事務局長は、公文書の保存期間が前二項の規定により難いと認めるときは、その保存期間の種別を別に定めることができる。

2　公文書の保存期間の基準は、前条第一項の保存期間の種別ごとに、別表のとおりとする。

3　事務局長は、前項の基準に基づき、公文書に係る文書保存期間表(以下「文書保存期間表」という。)を定めるものとする。

2　主務課長は、その所管する課の公文書を、前項の規定により定めた保存期間が満了する日までの間、適切に保存しなければならない。

3　前項の規定にかかわらず、主務課長は、文書保存期間表に定める保存期間を超えて保存する必要があると認める公文書については、総務課長(特別な事情があると認める場合には、事務局長があらかじめ指定する者)の承認を得て、その必要な期間当該公文書を保存することができる。

4　第二項の保存期間が満了する日は、次の各号に掲げる公文書について、それぞれ当該各号に掲げる日とする。

5　前項の規定にかかわらず、会計年度の末に作成した起案文書で翌会計年度の会計事務に係るものの第二項の保存期間が満了する日は、前項第二号に定める当該保存期間が表示する期間の終了する日から起算して一年を経過した日とする。

6　前二項の規定にかかわらず、常用文書の保存期間が満了する日は、その常時利用する必要がある期間が終了する日の属する会計年度の翌会計年度の初めから起算して当該保存期間が表示する期間の終了する日とする。

2　主務課長は、当該課の所掌に係る電子文書(第六十条の規定により秘密文書として指定したものを除く。)を当該課の職員が利用できるようにするものとする。

2　主務課の職員は、前項の規定により持ち出した公文書を、退庁時までに、ファイル責任者の指定する場所に返却するものとする。

2　前項の規定による申出があったときは、ファイル責任者は、当該申出のあった公文書を利用させるものとする。

3　主務課の職員は、前項の規定により利用した公文書を、退庁時までに、ファイル責任者の指定する場所に返却するものとする。

2　前項の規定による申出があったときは、ファイル責任者は、主務課長の承認を得て、当該申出のあった公文書を利用させるものとする。

3　ファイル責任者は、前項の規定により公文書を利用させるときは、その利用について必要な事項を記録するなど、当該公文書の利用状況が明らかになるようにしておくものとする。

2　主務課長は、保存期間が満了する日の前に公文書(保存期間が一年未満のものを除く。以下この条において同じ。)を廃棄しなければならない特別の必要が生じた場合において、総務課長の承認を得なければ、当該公文書を廃棄してはならない。この場合において、当該廃棄に係る決定において、その特別の必要を明らかにするものとする。

3　主務課長は、前二項の規定により、公文書を廃棄しようとするときは、当該公文書の件名、廃棄する日、廃棄の方法等を記載した起案文書によって当該廃棄する旨を決定するものとする。

4　前項の場合において、主務課長は、文書総合管理システム又は特例管理帳票に廃棄する旨を記録し、廃棄する公文書の一覧を作成し、同項の起案文書に当該一覧を添付するものとする。

5　第一項又は第二項の規定により公文書を廃棄した場合における当該公文書に係る文書総合管理システム又は特例管理帳票に記録した文書管理事項は、第三項の起案文書を廃棄する際に、文書総合管理システム又は特例管理帳票から削除するものとする。

2　事務局長は、前項の点検の結果に基づき、適切な公文書の管理を実現するために、公文書の管理に関する調査、指導その他の必要な措置をとらなければならない。

2　主務課の職員は、その所属する課の公文書の秘密の取扱いの要否に疑義があるときは、直ちに当該要否について主務課長の指示を受けるものとする。

2　秘密文書(電子文書を除く。以下この項において同じ。)で、秘密の取扱いを必要とする時期を限らないものにあっては「秘密」又は「秘」の表示を、時限秘の秘密文書にあっては「時限秘」又は「時秘」の表示を当該秘密文書に明記するものとし、文書総合管理システム又は特例管理帳票に当該秘密文書の指定等に係る事項を記録するものとする。ただし、秘密文書の形態等により、当該秘密文書への表示が困難なものについては、別に事務局長が定めるところによる。

3　前二項の場合において、時限秘の秘密文書には、秘密の取扱いを必要とする期限を文書総合管理システム又は特例管理帳票に記録し、及び当該秘密文書(電子文書を除く。)に明記するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、時限秘の秘密文書にあっては、当該秘密文書に係る秘密の取扱いを必要とする期限の到来をもって、第六十条第一項の指定が解除されたものとみなす。

3　主務課長は、秘密文書について、個人情報保護法第三十三条第二項の規定に基づき当該秘密文書に記録された保有個人データの開示の決定があったときは、当該決定に関する限りにおいて第六十条第一項の指定を解除するものとする。

2　前条第一項又は第三項の規定により指定を解除した公文書(同条第二項の規定により指定が解除されたものとみなされる公文書を含む。以下この条において同じ。)のうち電子文書については、ファイル責任者は、第六十二条第一項に規定する文書総合管理システムの記録を削除するものとする。

3　前条第一項又は第三項の規定により指定を解除した公文書(電子文書を除く。)については、第六十二条第二項に規定する表示を抹消するものとする。この場合(前条第二項の規定により指定が解除されたものとみなされる公文書の場合を除く。)において、ファイル責任者は、文書総合管理システム又は特例管理帳票に記録した当該秘密文書の指定等に係る記録を削除するものとする。

2　秘密文書の全部又は一部を複写する場合は、主務課長の許可を得るものとする。

3　前項の規定により主務課長の許可を受けて秘密文書を複写した場合は、当該複写したものを当該秘密文書と同一の秘密文書とみなす。

2　主務課長は、秘密文書(電子文書を除く。以下この条において同じ。)を第四項に定めるところにより保管し、その秘密の保持に努めるものとする。

3　前条の規定により配布され、又は複写された公文書については、当該公文書を保管する課の長が保管し、その秘密の保持に努めるものとする。

4　秘密文書は、他の公文書と区別し、施錠のできる金庫、ロッカー等に厳重に保管するものとする。ただし、秘密文書の形状、利用の態様等から金庫、ロッカー等に保管しておくことが適当でないものにあっては、他の方法により保管することができる。

(施行期日)

1　この規程は、平成十七年四月一日(以下「施行日」という。)から施行する。

(経過措置)

2　施行日前に職務上作成し、又は収受し、この規程による改正前の東京都職員共済組合文書管理規程(以下「旧規程」という。)第九条の特例管理帳票又は第八条第二項の文書管理台帳に所要事項を記録した文書等に係る事案の決定、管理、収受、起案、決定関与、回付その他の文書等の取扱いについては、この規程による改正後の東京都職員共済組合文書管理規程(以下「新規程」という。)の規定にかかわらず、なお従前の例による。

3　前項の規定にかかわらず、主務課長は、起案文書以外の文書等について、新規程の文書総合管理システムによる文書等の管理、文書記号、文書番号、分類記号及び保存期間に係る規定にかかわらず、総務課長の承認を得て、これらの事項による管理の方法に代わる方法として適当であると認められる特別の管理の方法によって管理をすることができる。

4　この規程の施行の際、旧規程別記第五号様式甲による用紙で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。

この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、平成二十二年七月十六日から施行する。

この規程は、平成二十七年四月一日から施行する。

この規程は、平成二十八年一月一日から施行する。

この規程は、平成二十八年四月一日から施行する。

この規程は、平成二十九年四月一日から施行する。

この規程は、平成二十九年七月一日から施行する。

1　この規程は、令和元年七月一日から施行する。

2　この規程の施行の際、この規程による改正前の東京都職員共済組合規程の様式(この規程により改正されるものに限る。)による用紙で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。

この規程は、令和二年四月一日から施行する。

1　この変更は、令和三年四月一日から施行する。

2　この規程の施行の際、この規程による改正前の東京都職員共済組合文書管理規程別記第一号様式による用紙で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。

この規程は、公布の日から施行する。