このことに伴い、印刷物の取扱いについて、平成10年4月1日から下記のとおり処理することとしましたので、貴所属職員に周知の上、適切な取扱いに努めてください。

なお、印刷物取扱事務の細目について(昭和61年4月28日61総総文第25号総務局総務部文書課長通知)及び主要刊行物指定基準(平成8年11月1日8総総文第237号総務局総務部文書課長通知)は、廃止します。

記

第1　総則

1　調査検討

局及び所の庶務主管課長(総務局の庶務主管課長は、総務局総務部文書課長(以下「文書課長」という。)とする。以下同じ。)は、東京都印刷物取扱規程(以下「規程」という。)第4条第1項に基づく調査検討を行うに当たっては、規程第3条(作成配布の方針)及び東京都印刷物取扱規程の一部改正等について(昭和61年4月28日61総総文第24号副知事依命通達)第1　1の趣旨に沿って行うものとする。この場合、特に、印刷物の表現が適切であり、かつ、作成目的に適合したものであるかどうかについて十分留意しなければならない。

また、配布先及び配布部数については、印刷物が有効適切に活用されるよう設定されなければならない。

2　登録

(1)　登録番号は、局又は所ごとに年度別の一連番号とする。

(2)　規程別記第3号様式に定める印刷物登録台帳に代えて、同様式に定める書式をパーソナルコンピュータに入力することにより、登録することができる。

(3)　規程第5条第2項の規定により文書総合管理システムにおいて印刷番号その他の登録に係る事項を記録するときにあっては「印刷物規格表第　類／印刷番号(　)　　／主要刊行物指定の有無　有(又は無)／総務局総務部文書課」と、同条第3項の規定により文書総合管理システムにおいて登録番号その他の登録に係る事項を記録するときにあっては「登録番号(　)　　／主要刊行物の指定の有無　有(又は無)／　　局(又は所)」と申し送り事項欄に記録するものとする。

なお、空欄の箇所については、必要な事項を加えるものとする。

3　配布先

(1)　国立国会図書館法(昭和23年法律第5号)及び規程により義務付けられている配布先

別表1に掲げられているとおり配布する。

なお、別表1において配布が義務付けられていない場合であっても、規程第7条第3項に基づき、同表に掲げる機関及び各区市町村の中心的機能を有する図書館にも、可能な限り配布することとする。

(2)　(1)以外の配布先

印刷物の内容、作成目的等に応じて、おおむね別表2に例示した先に必要部数を配布する。

4　取扱状況の報告

局及び所の印刷物の取扱状況及び主要刊行物の作成状況については、局の庶務主管課長が局及び所の分を取りまとめ、当該年度終了後1箇月以内に、別記様式により文書課長あて報告するものとする。

(平15　14総総文732・一部改正)

第2　事業概要及び年報の作成に関する基準

(令2　31総総文1956・一部改正)

第3　奥付の記載

第4　書簡類の作成基準

局又は所のあいさつ状、各種行事の招待状、開設又は移転の案内状等の書簡類の作成及び配布については、次の基準によるものとする。

1　配布先

(1)　局、部、課又は所の所掌事務に関連して、日ごろから指導、援助、協力等の関係にあり、都政の執行上欠くことのできない者を配布先とする。

(2)　官公庁、団体等に対する書簡類は、その代表者に配布するものとし、補助者には特別な事情がある場合を除き配布しない。

2　発信者名

発信者名は、都、局若しくは所名又は知事、局長若しくは所長名とする。

局長、部長等の新任、転任又は退任のあいさつ状については、新旧の者を連名又は二つ折り連名とする等により、あて先の重複を避ける。

3　その他

(1)　軽易なものは、郵便はがきを用いる。

(2)　この基準により難い場合は、文書課長への協議を経てから作成する。

(平15　14総総文732・一部改正)

第5　主要刊行物の指定基準

局及び所の庶務主管課長は、次のいずれかに該当するものを、規程第5条第3項に規定する主要刊行物に指定する。

(1)　事業概要(第2　2により作成するものをいい、要約版を除く。)並びに公表を目的とする予算及び決算関係の印刷物のうち、都全般又は局全般にわたるもの

(2)　年報のうち、第2　3により作成するものを除いたもの

(3)　月報及び日報等の継続的刊行物のうち、主として内部事務資料として使用するもの及び事業所で作成するものを除いたもの

(4)　特に重要な印刷物及び従前の主要刊行物指定基準により指定され、継続して作成する印刷物(局及び所の庶務主管課長が、作成の目的、内容及び規模等から判断して指定を不要と認めるものを除く。)

(5)　庁外に配布する名簿、組織・施設の一覧、図書等の目録及び法規集

(6)　(1)から(5)までに掲げるもののほか、文書課長又は局若しくは所の庶務主管課長が、作成の目的、内容及び規模等から判断して、特に必要と認めるもの

(平17　16総総文1888・一部改正)

(平13総務文834・平15　14総総文732・平17　16総総文1888・平19　18総総文2011・平21　21総総文1569・平22　22総総文604・平26　25総総文1815・令2　31総総文1956・令4　3総総文1706・一部改正)

国立国会図書館法及び規程により義務付けられている配布先

(平17　16総総文1888・平26　25総総文1815・平28　27総総文1623・令2　31総総文1956・一部改正)

(令2　31総総文1956・一部改正)