2　文書主任及び文書取扱主任は、局長が任免する。

3　文書主任及び文書取扱主任は、上司の命を受け、文書主任にあっては局及び総務課、文書取扱主任にあってはその所属する課における次の事務に従事する。

2　課長は、必要があると認めるときは、ファイル責任者の補助者を置くことができる。

2　前条第一項の規定によりファイル責任者を置かない場合におけるファイル責任者の職務は、文書取扱主任が行う。

2　主務課長は、別に定めのある場合を除き、文書等のうち第四十四条第一項の規定により主務課長が定めた保存期間が一年以上であるものについては、その件名、第十条第一項の文書記号、同条第四項の文書番号、第三十三条第一項の分類記号、第四十四条第一項の保存期間その他局長が定める文書等の管理上必要な事項(以下「文書管理事項」という。)を文書総合管理システムに記録するものとする。

2　総務課長は、前項の規定による承認を行った場合においては、当該特例管理帳票について登録番号を付して登録し、当該主務課長にその登録番号を通知するものとする。

3　主務課長は、特例管理帳票を使用する場合において、記載すべき事項を電子計算機に入力し、記録する方式により当該帳票を調製することができる。

2　前項の規定にかかわらず、主務課長は、特例管理帳票に文書管理事項を記録する文書等について、総務課長の承認を得て、前項の規定により定める当該主務課の文書記号に当該特例管理帳票に係る事案を表示する原則として一の文字を加えた記号をもって、その文書記号を定めるものとする。ただし、第六十一条に規定する請願書及び陳情書については第六十二条第一項の規定によるものとする。

3　前二項の規定にかかわらず、主務課長は、文書総合管理システムに文書管理事項を記録する文書等について、一括して管理する等の特別な事情があると認める場合には、総務課長の承認を得て、第一項の規定により定める当該主務課の文書記号に原則として一の文字を加えた記号をもって、その文書記号を定めることができる。

4　主務課長は、第一項各号に掲げる文書等については、毎年四月一日以降第一号から一連番号による文書の番号(以下「文書番号」という。)を付し始め、翌年三月三十一日に止めるものとする。

5　前項の規定は、特例管理帳票に文書管理事項を記録する文書等について準用する。ただし、第六十一条に規定する請願書及び陳情書については、第六十二条第二項の規定によるものとする。

6　前二項の規定にかかわらず、訴訟、契約等に係る文書等でそれらの事案の発端となった文書等と一件態として管理する必要があるものを作成し、又は取得した場合において、特に枝番号を付することにより管理する必要があるときは、主務課長は、当該文書等について、総務課長の承認を得て、その事案の発端となった文書等の文書番号の枝番号を用いることができる。

7　文書等(帳票を除く。)のうち、第一項各号に掲げるもの又は特例管理帳票に文書管理事項を記録するものについては、当該文書等に係る事案を担当する者(以下「事務担当者」という。)は、当該文書等に文書記号及び文書番号を記録するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、主務課長は、特別の事情があると認めるときは、光ディスク等の媒体により電磁的記録を受領することができる。

2　主務課長は、前項の規定により記録した電子文書(前条第二項に係るものを除く。)が他の課の所掌に係るものであるときは、速やかに文書総合管理システムにより当該文書を所掌する課へ配布するものとする。

3　第一項の場合において、情報処理システムに到達した電磁的記録が一定の様式の画面から入力する方法により到達したものであるときは、複数の記録をまとめて一件として文書総合管理システムに記録することができるものとする。

2　到達した電子文書の事務担当者は、次の表に定めるところにより収受の処理を行うものとする。

2　総務課長は、前項の規定により受領した文書のうち、東京都議会議員宛て又は各会派宛ての文書を次の表に定めるところにより処理するものとする。

3　総務課長は、第一項の規定により受領した文書のうち、東京都議会宛て、議長宛て、局宛て又は局長宛ての文書(親展(秘)文書その他開封を不適当と認める文書を除く。)を開封する。

4　総務課長は、第一項の規定により受領した文書のうち、第二項に規定する文書以外の文書を、次の表に定めるところにより処理するものとする。

5　二以上の課に関連する文書は、総務課長がその正本を最も関係の深い課の長に配布し、その写しをその他の課の長に配布するとともに、その旨をそれぞれの文書の余白に記載するものとする。

2　主務課長は、主務課に到達した文書を次の表に定めるところにより処理するものとする。

3　主務課長は、前項の表に定めるところにより処理する場合において、次の各号に掲げる場合に該当するときは、併せて当該各号に定める方法により処理するものとする。

4　事務担当者は、第二項の規定による文書の引渡しを受けたときは、当該文書の余白に第三十三条第一項の規定により定めた分類記号及び第四十四条第一項の規定により定めた保存期間を記載するものとする。

2　前項の規定により収受の処理を行うことが困難な特別の事情があるときは、当該電磁的記録の内容を速やかに出力し、紙に記録するものとする。この場合において、記録がなされた紙は、到達した文書とみなし、第十二条及び前条の規定により、収受の処理を行うものとする。

2　総務課長は、前項の規定による文書の回付を受けたときは、第十二条第四項の表第二号から第六号まで及び同条第五項の規定の例により処理するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、主務課長(課長代理が決定する事案においては、当該課長代理)が次のいずれかに該当すると認めるときは、起案用紙(別記第五号様式)に事案の内容その他所要事項を記載し、その起案者欄に署名し、又は押印すること(以下「書面起案方式」という。)により起案を行うことができる。

3　前二項の規定にかかわらず、第十二条、第十三条及び第十四条第二項の規定により処理した文書に基づいて起案をする場合で、事案の内容が軽易であるときは、当該文書の余白を利用して起案を行うことができる。

2　起案文書には、必要に応じて、起案の理由及び事案の経過等を明らかにする資料(次項において「経過資料」という。)を添えるものとする。

3　前項の規定にかかわらず、重要な事案については、その経過資料を作成しなければならない。

4　電子起案方式による起案文書には、事案の性質により、「至急」、「公報登載」、「官報登載」、「例規集収録」、「公印省略」等の注意事項及び「秘密」、「時限秘」等の取扱方法を文書総合管理システムに記録するものとする。

5　書面起案方式による起案文書には、事案の性質により、「至急」、「公報登載」、「官報登載」、「例規集収録」、「公印省略」等の注意事項を起案用紙の回付・施行上の注意欄に、「秘密」、「時限秘」等の取扱方法を起案用紙の文書の取扱い欄に表示するものとする。

2　特例起案帳票は、次の各号に掲げる場合について、それぞれ当該各号に掲げる手続により定めるものとする。

3　総務課長は、前項の規定による承認を行った場合においては、当該特例起案帳票について登録番号を付して登録し、当該主務課長又は当該特例起案帳票に係る事案を主管する課長にその登録番号を通知するものとする。

2　東京都の内部に発信する文書等(以下「対内文書」という。)の発信者は、その事案の軽重により議長名又は局長名、部長名若しくは課長名を用いる。ただし、法令等に定めのあるとき、又は特に必要のあるときは、局名、部名又は課名を用いることができる。

3　前項に規定する場合において、対内文書の発信者は、職名のみを用い、その氏名を省略することができる。

4　委員会(東京都議会情報公開条例(平成十一年東京都条例第四号。以下「情報公開条例」という。)第二十四条第一項に基づく東京都議会情報公開推進委員会を含む。以下この項において同じ。)で決定された事案及び委員会の委員長がその権限により決定した事案を施行する場合における文書等の発信者は、当該委員会の委員長名(委員長に事故があるときは、副委員長その他の委員長の職務を行う者の名)を用いる。

2　特例管理帳票に文書管理事項を記録した収受文書に基づいて起案をする場合には、当該収受文書の文書記号及び文書番号を起案文書に付する文書記号及び文書番号として用いることができる。

2　前項の規定にかかわらず、電子回付方式による協議については、協議を行う者に一斉に回付する方法で行うことができる。

3　書面起案方式による起案文書の回付は、流れ方式による。

4　前項の規定にかかわらず、特に緊急の取扱いを必要とし、又は秘密の取扱いを必要とする起案文書(書面起案方式によるものに限る。以下この項において同じ。)その他重要な起案文書は、その内容を説明することができる職員が持ち回りをすることができる。

5　第一項の規定にかかわらず、起案者は、電子回付方式により起案文書の回付を行っている場合において、主務課長が電子決定方式による決定又は電子関与方式による決定関与を書面決定方式による決定又は書面関与方式による決定関与に変更することが必要であると認めるときは、当該時点以降の起案文書について電子起案方式によるものから書面起案方式によるものに変更することができる。この場合において、電子起案方式による起案文書に係る事案の内容を文書総合管理システムを利用して紙に記録した文書は、当該事案に係る書面起案方式による起案文書とみなす。

6　起案文書の回付に当たっては、審議は協議に先立って行い、審査は審査を行う者の上司(課長代理が決定する事案にあっては、当該事案の決定権者)が決定又は決定関与を行う前に行うものとする。ただし、議長が決定する事案における局長の審議は議長の決定の直前に行い、議長又は局長が決定する事案における主務課と同一部内の他の課の協議は、主務部の長の審議の前に行うものとする。

7　起案文書は、必要な決定関与その他の事案決定に対する関与の機会が失われないよう、必要な時間的余裕をもって回付するものとする。

2　起案者は、回付中の起案文書を廃したときは、その旨を文書総合管理システム又は特例管理帳票に記録しておくものとする。

2　供覧文書の事務担当者は、当該供覧文書を回付する場合には、文書総合管理システム又は特例管理帳票に文書管理事項を記録するものとする。

3　特例管理帳票に文書管理事項を記録した収受文書を供覧する場合には、当該収受文書の文書記号及び文書番号を供覧文書に付する文書記号及び文書番号として用いることができる。

4　起案文書であって事案の決定後に周知を図る必要があるものについては、文書総合管理システム又は起案用紙の決定後供覧欄を用い回付することができる。

5　第二十三条の規定は、第一項及び前項の場合について準用する。

6　供覧文書の事務担当者は、当該供覧文書の回付が終了した場合は、文書総合管理システムに文書管理事項のうち回付の終了に係る事項を記録するものとする。

2　主務課長は、必要に応じて、資料文書(電子文書を除く。)、図画、写真及びフィルムについて、その余白等に第三十三条第一項の規定により定めた分類記号、作成し、又は取得した年月日及び第四十四条第一項の規定により定めた保存期間を記録するものとする。

2　書面決定方式により決定された事案を施行する場合(情報処理システムにより送信する場合を含む。)においては、当該施行文書を浄書(送信原稿の作成を含む。)し、当該施行文書と当該事案に係る起案文書とを照合(送信原稿と起案文書との確認を含む。)するものとする。この場合において、照合した者は、当該起案文書の浄書照合欄に署名し、又は押印するものとする。

2　前項に規定する場合において、情報処理システムを利用して東京都の内部以外に送信する施行文書については、法令等の定めるところにより、必要に応じて、電子署名(電子署名及び認証業務に関する法律(平成十二年法律第百二号)第二条第一項に規定する電子署名をいう。)を行うものとする。

3　第一項の規定にかかわらず、施行文書が次のいずれかに該当する場合(法令等の定めにより公印の押印を要する場合を除く。)は、「(公印省略)」の記載をして、公印の押印を省略することができる。

2　前項の規定にかかわらず、施行文書のうち局長が別に定めるものの発送については、文書総合管理システム及び情報処理システムによる送信の方法により行ってはならない。

3　施行文書のうち第五十四条第一項の秘密の取扱いを必要とする文書を発送する場合には、当該文書を封筒に入れて密封し、その旨を表示して発送するものとする。

4　郵送は料金後納郵便によるのを原則とし、その発送は総務課で行う。ただし、特別の事情があるときは、郵券の交付を受けて主務課で発送することができる。

5　文書課を経由して送付する文書の発送は、総務課で行う。ただし、一時に多量に発送する場合は、主務課で行うものとする。

6　第一項の規定により施行文書を発送した者は、電子決定方式によるものにあってはその旨を文書総合管理システムに記録し、書面決定方式によるものにあっては当該施行文書に係る起案文書の発送欄に署名し、又は押印するものとする。

2　前項の分類の基準は、原則として、大項目、小項目及び細項目から成る階層構造によるものとする。

3　分類記号は、前項の細項目ごとに定めるものとする。

4　第一項の場合において、総務課長は、局における同種の事務に係るものについて、共通の分類の基準及び分類記号を定めることができる。

2　前項の規定にかかわらず、相互に極めて密接な関係がある二以上の文書等は、一群の文書等として整理することができる。この場合において、分類記号を異にするものについては主たる文書等の分類記号により整理するものとする。

3　ファイル責任者は、前項の規定により文書等を整理するときは、主たる文書等の分類記号により整理した旨を文書総合管理システム又は特例管理帳票に記録するものとする。

4　第二項の規定により文書等を整理する場合で、文書主任又は文書取扱主任が特に必要があると認めるときは、一群の文書等として編集、製本等をして整理することができる。

2　主務課長は、文書等の事務室内における保存について、書棚等の適切な用具に収納して行うものとする。

3　主務課長は、前項の規定により保存をするときは、あらかじめ、その用具の置き場所を定めておくものとする。

4　主務課長は、その所属する課の職員の数、文書等の発生量、事務室内の状況等により必要があると認めるときは、他の課長と協議して、当該他の課と共同の用具に文書等を保存することができる。

2　ファイル責任者は、前項の規定による指定があった文書等(以下「常用文書」という。)が電子文書である場合は、文書総合管理システムに文書管理事項を記録するものとする。

3　ファイル責任者は、常用文書が電子文書以外のものである場合は、当該常用文書に常用文書である旨の表示をするとともに、文書総合管理システム又は特例管理帳票に文書管理事項を記録するものとする。ただし、当該常用文書の形態等により、常用文書である旨の表示が困難なものについては、別に議長が定めるところによる。

2　事務担当者は、使用を終了した文書等(電子文書を除く。以下この条から第四十条までにおいて同じ。)をファイル責任者に引き継ぎ、自己の手元に置かないものとする。

3　ファイル責任者は、前項の規定による引継ぎを受けた文書等(第四十四条第一項の規定により定めた保存期間が一年未満であるものを除く。)に係る文書管理事項を文書総合管理システム又は特例管理帳票に記録し、第三十六条第二項に規定する書棚等の適切な用具に収納して保存するものとする。

4　前項の規定による保存は、文書等を職務上作成し、又は取得した会計年度別に区分して行うものとする。

2　常用文書(電子文書を除く。以下この項において同じ。)については、当該文書が常用文書である期間が終了するまで、保存している時点の会計年度の文書等と併せて保存するものとする。

3　会計年度の末に作成した起案文書(電子文書を除く。)で翌会計年度の会計事務に係るものは、当該起案文書を作成した翌会計年度に限り、第一項に規定する移換えを行わないものとする。

2　前項の場合において、第三十五条第四項の規定により編集、製本等をして保存している一群の文書等の中にその分類記号又は第四十四条第一項の保存期間が異なる文書等があるときは、当該一群の文書等の中で最も長期にわたって保存する文書等の分類記号及び第四十四条第一項の保存期間により保存するものとする。

2　特例管理帳票は、主務課において保存し、整理しておくものとする。

2　前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書等については法令等に定める期間により、時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書等については当該時効の期間を考慮して、その保存期間の種別を定めるものとする。

3　主務課長は、文書等の保存期間が前二項の規定により難いと認めるときは、総務課長の承認を得て、その保存期間の種別を別に定めることができる。

2　文書等の保存期間の基準は、前条第一項の保存期間の種別ごとに、別表のとおりとする。

3　局長は、前項の基準に基づき、局の文書等に係る文書保存期間表(以下「文書保存期間表」という。)を定めるものとする。

2　主務課長は、その所管する課の文書等を、前項の規定により定めた保存期間が満了する日までの間、適切に保存しなければならない。

3　前項の規定にかかわらず、主務課長は、文書保存期間表に定める保存期間を超えて保存する必要があると認める文書等については、総務課長の承認を得て、その必要な期間当該文書等を保存することができる。

4　第二項の保存期間が満了する日は、次の各号に掲げる文書等について、それぞれ当該各号に掲げる日とする。

5　前項の規定にかかわらず、会計年度の末に作成した起案文書で翌会計年度の会計事務に係るものの第二項の保存期間が満了する日は、前項第二号に定める当該保存期間が表示する期間の終了する日から起算して一年を経過した日とする。

6　前二項の規定にかかわらず、常用文書の保存期間が満了する日は、その常時利用する必要がある期間が終了する日の属する会計年度の翌会計年度の初めから起算して当該保存期間が表示する期間の終了する日とする。

2　主務課長は、前条第一項の規定により定めた保存期間が長期の文書等(電子文書を除く。)について、当該長期保存文書を職務上作成し、又は取得した日の属する会計年度の翌々会計年度の初めに総務課長に引き継ぐものとする。

3　前二項の規定にかかわらず、前条第一項の規定により定めた保存期間が長期の文書等(以下「長期保存文書」という。)のうち常用文書については、その常時利用する必要がある期間が終了する日の属する会計年度の翌々会計年度の初めに総務課長に引き継ぐものとする。

4　前三項の規定にかかわらず、長期保存文書をそのまま主務課において保存しようとするときは、主務課長は、総務課長の承認を得なければならない。

2　主務課長は、前項の規定により総務課長から文書等の引継ぎを求められたときは、その文書等が法令により廃棄しなければならないとされている場合等特別の理由がある場合を除き、その求めに応じるものとする。

2　主務課の職員は、前項の規定により持ち出した文書等を、退庁時までに、ファイル責任者の指定する場所に返却するものとする。

2　前項の規定による申出があったときは、ファイル責任者は、当該申出のあった文書等を利用させるものとする。

3　主務課の職員は、前項の規定により利用した文書等を、退庁時までに、ファイル責任者の指定する場所に返却するものとする。

2　前項の規定による申出があったときは、ファイル責任者は、主務課長の承認を得て、当該申出のあった文書等を利用させるものとする。

3　ファイル責任者は、前項の規定により文書等を利用させるときは、その利用について必要な事項を記録するなど、当該文書等の利用状況が明らかになるようにしておくものとする。

2　主務課長は、保存期間が満了する日の前に文書等(保存期間が一年未満のものを除く。以下この条において同じ。)を廃棄しなければならない特別の必要が生じた場合において、総務課長の承認を得なければ、当該文書等を廃棄してはならない。この場合において、当該廃棄に係る決定において、その特別の必要を明らかにするものとする。

3　主務課長は、前二項の規定により、文書等を廃棄しようとするときは、当該文書等の件名、廃棄する日、廃棄の方法等を記載した起案文書によって当該廃棄する旨を決定するものとする。

4　前項の場合において、主務課長は、文書総合管理システム又は特例管理帳票に廃棄する旨を記録し、廃棄する文書等の一覧を作成し、同項の起案文書に当該一覧を添付するものとする。

5　第一項又は第二項の規定により文書等を廃棄した場合における当該文書等に係る文書総合管理システム又は特例管理帳票に記録した文書管理事項は、第三項の起案文書を廃棄する際に、文書総合管理システム又は特例管理帳票から削除するものとする。

6　主務課長は、第二項の規定により起案文書を廃棄しようとするときは、あらかじめその件名を総務課長に通知するものとする。ただし、第四十四条第一項の保存期間が一年の起案文書の場合は、この限りでない。

2　総務課長は、前項の規定により保存の可否を決定しようとする場合は、あらかじめ主務課長に協議しなければならない。

3　総務課長は、前二項の規定により保存する必要がないと決定した文書等については、これを廃棄するものとする。

2　主務課の職員は、その所属する課の文書等の秘密の取扱いの要否に疑義があるときは、直ちに当該要否について主務課長の指示を受けるものとする。

2　秘密文書(電子文書を除く。以下この項において同じ。)で、秘密の取扱いを必要とする時期を限らないものにあっては「秘密」又は「秘」の表示を、時限秘の秘密文書にあっては「時限秘」又は「時秘」の表示を当該秘密文書に明記するものとし、文書総合管理システム又は特例管理帳票に当該秘密文書の指定等に係る事項を記録するものとする。ただし、秘密文書の形態等により、当該秘密文書への表示が困難なものについては、別に議長が定めるところによる。

3　前二項の場合において、時限秘の秘密文書には、秘密の取扱いを必要とする期限を文書総合管理システム又は特例管理帳票に記録し、及び当該秘密文書(電子文書を除く。)に明記するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、時限秘の秘密文書にあっては、当該秘密文書に係る秘密の取扱いを必要とする期限の到来をもって、第五十四条第一項の指定が解除されたものとみなす。

2　前条第一項の規定により指定を解除した文書等(同条第二項の規定により指定が解除されたものとみなされる文書等を含む。以下「指定解除文書等」という。)のうち電子文書については、ファイル責任者は、第五十六条第一項に規定する文書総合管理システムの記録を消去するものとする。

3　指定解除文書等(電子文書を除く。)については、第五十六条第二項に規定する表示を抹消するものとする。この場合(前条第二項の規定により指定が解除されたものとみなされる文書等の場合を除く。)において、ファイル責任者は、文書総合管理システム又は特例管理帳票に記録した当該秘密文書の指定等に係る事項を削除するものとする。

2　秘密文書の全部又は一部を複写する場合は、主務課長の許可を得るものとする。

3　前項の規定により主務課長の許可を受けて秘密文書を複写した場合は、当該複写したものを当該秘密文書と同一の秘密文書とみなす。

2　主務課長は、秘密文書(電子文書を除く。以下この条において同じ。)を第四項に定めるところにより保管し、その秘密の保持に努めるものとする。

3　前条の規定により配布され、又は複写された文書等については、当該文書等を保管する課の長が保管し、その秘密の保持に努めるものとする。

4　秘密文書は、他の文書等と区別し、施錠のできる金庫、ロッカー等に厳重に保管するものとする。ただし、秘密文書の形状、利用の態様等から金庫、ロッカー等に保管しておくことが適当でないものにあっては、他の方法により保管することができる。

2　前項の規定による番号は、毎年一月一日以降第一号から一連番号により付し始め、十二月三十一日に止めるものとする。

3　主務課長は、受理した請願書等について、第九条第一項の規定により定めた特例管理帳票に所要事項を記載するものとする。

(施行期日)

1　この規程は、平成十二年一月一日(以下「施行日」という。)から施行する。

(経過措置)

2　施行日前に職務上作成し、又は収受し、東京都議会議会局文書管理規程を廃止する規程(平成十一年東京都議会議長訓令第八号)による廃止前の東京都議会議会局文書管理規程(昭和六十年東京都議会議長訓令第二号。以下「旧規程」という。)第七条第二項第二号又は第七条の二第一項の文書管理カード又は特例管理帳票に所要事項を記載した文書の管理(旧規程第七条の三第一項のパソコンによる文書管理を含む。第五項及び第七項において「文書管理カード等による文書管理」という。)については、この規程の規定にかかわらず、なお旧規程に定める方法による。

3　施行日以後平成十一年度内に職務上作成した起案文書の管理については、この規程の規定にかかわらず、なお旧規程に定める方法による。

4　前二項の規定にかかわらず、当該各項に規定する文書のうち平成十一年度内に職務上作成し、又は収受した文書について、主務課長は、総務課長の承認を得て、この規程に規定する方法により管理することができる。この場合においては、当該各項に規定する文書の双方ともに、この規程に規定する方法により管理するものとする。

5　平成十一年四月一日から施行日前までに職務上作成し、又は取得し、文書管理カード等による文書管理をしていない文書等で、主務課長が施行日以後も保存する必要があると認めるものについては、施行日に作成し、又は取得したものとみなす。

6　第十一条第三項(同条第四項において準用する場合を含む。)の規定にかかわらず、施行日以後平成十一年度内の文書等(起案文書及び特例管理帳票に所要事項を記録する文書等を除く。)の文書番号は、第一万一号から一連番号により付し始めるものとする。ただし、第四項の場合は、この限りでない。

7　平成十一年三月三十一日以前に職務上作成し、又は取得し、文書管理カード等による文書管理をしていない文書等で、主務課長が施行日以後も保存する必要があると認めるものについては、平成十一年三月三十一日に作成し、又は取得したものとみなし、この規程に規定する方法により管理するものとする。

8　前項の規定により管理する文書等の文書番号は、第六項の規定の例による。

(施行期日)

1　この規程は、平成十四年四月一日(以下「施行日」という。)から施行する。

(経過措置)

2　施行日前に職務上作成し、又は収受し、この規程による改正前の東京都議会議会局文書管理規程(以下「改正前の規程」という。)第九条第一項又は第十条第一項の文書管理台帳又は特例管理帳票に所要事項を記載した文書等の管理(改正前の規程第十条第二項のパソコンによる文書管理を含む。以下「文書管理台帳等による文書管理」という。)については、この規程による改正後の東京都議会議会局文書管理規程の規定にかかわらず、なお従前の例による。

3　施行日前に文書管理台帳等による文書管理をしていない文書等で、主務課長が施行日以後も保存する必要があると認めるものについては、施行日に作成し、取得したものとみなす。

(施行期日)

1　この規程は、平成十五年四月一日(以下「施行日」という。)から施行する。

(経過措置)

2　施行日前に職務上作成し、又は収受し、この規程による改正前の東京都議会議会局文書管理規程(以下「旧規程」という。)第九条第一項の特例管理帳票又は第十条の文書管理台帳に所要事項を記録した文書等(以下「改正前文書等」という。)に係る事案の決定、管理、収受、起案、決定関与、回付その他の文書等の取扱い(以下「文書管理等」という。)については、この規程による改正後の東京都議会議会局文書管理規程(以下「新規程」という。)の規定にかかわらず、なお従前の例によることができる。

3　前項の規定にかかわらず、平成十三年度及び平成十四年度の改正前文書等のうち、旧規程第十条の規定により文書管理台帳データベースにより管理していた文書等で、かつ、文書管理台帳データベースに記録していた当該文書等に係る事項を新規程による文書総合管理システムに移行したものに係る次に掲げる文書管理等については、新規程の規定による。

4　文書総合管理システムの利用に必要な東京都高度情報化推進システムに接続されたパーソナルコンピュータが配備されていない課にあっては、当該事由が解消されるまでの間、当該課における文書管理等は、新規程の規定にかかわらず、なお従前の例による。

5　文書総合管理システムの利用に必要な東京都高度情報化推進システムに接続されたパーソナルコンピュータの配備が十分でない等の事由により、主務課長が文書総合管理システムによる文書管理等が困難であると認める課にあっては、当該事由が解消されるまでの間、当該課における文書管理等(新規程第八条の規定による文書等の管理を除く。)は、新規程の規定にかかわらず、なお従前の例によることができる。

6　前四項の規定にかかわらず、主務課長は、起案文書以外の文書等について、新規程の文書総合管理システムによる文書等の管理、文書記号、文書番号、分類記号及び保存期間に係る規定にかかわらず、総務課長の承認を得て、これらの事項による管理の方法に代わる方法として適当であると認められる特別の管理の方法によって管理をすることができる。

この規程は、平成十九年四月一日から施行する。

この規程は、平成二十年四月一日から施行する。

この規程は、平成二十二年七月十六日から施行する。

この規程は、平成二十七年四月一日から施行する。

この規程は、平成二十八年四月一日から施行する。

この規程は、平成二十八年四月一日から施行する。

この規程は、平成二十九年四月一日から施行する。

この告示は、令和元年七月一日から施行する。

この告示は、令和二年四月一日から施行する。

1　この告示は、令和三年一月一日から施行する。

2　この告示の施行の際、この告示による改正前の東京都議会議会局文書管理規程別記第一号様式による用紙で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。

この告示は、令和五年四月一日から施行する。